Новый порядок хранения документов

В современном обществе, где эффективное управление и делопроизводство, межведомственная коммуникация и сопровождение принятия управленческих решений тесным образом связаны с документами, знание правил хранения, комплектования, учета и использования которых играют ключевую роль. В любой организации, учреждении, органе государственной власти в условиях цифровизации управления требуется четкий порядок классификации видов документов, создание номенклатуры, ведение архива.

Изменения обременительны и требуют подготовки персонала:
Новые правила хранения документов, вступающие в силу с 17 сентября 2023 года, вносят существенные изменения в организацию работы с архивами для многих компаний.
Ужесточаются требования к условиям, срокам и порядку хранения и уничтожения документов.
Эти изменения потребуют от организаций дополнительных усилий и затрат на подготовку новых регламентов, обучение персонала, а в ряде случаев – и модернизацию архивных помещений.

Поэтому уже сейчас компаниям следует запланировать мероприятия по обеспечению соответствия новым нормам хранения документации, чтобы с 17 сентября перейти на новый режим работы архивов без сбоев и нарушений.

Какие виды документов существуют?

Наиболее распространенная классификация – это классификация по назначению документации, а именно:
– Организационные (серия различных форм, характеризующая текущую деятельность организации, привязанных к регламентам, видам деятельности, профессиональной сфере, распорядку дня, уставным документам организации или полномочиям органа государственной власти);
– Информационные (серия различных форм, утвержденных номенклатурой дел или принятых локальными нормативно-правовыми актами в целях информирования об изменениях, к примеру: заявление, справка, акт, служебная записка);
– Бухгалтерские (серия различных форм, утвержденных номенклатурой или законодательством для реализации финансово-экономической деятельности в организации и учета поступающих средств, к примеру платёжное поручение, акт оказанных услуг);
– Коммерческие (серия различных форм, утвержденных номенклатурой или законодательством для реализации финансово-экономической деятельности в организации в рамках профессиональной деятельности и получения прибыли, к примеру: договор купли-продажи, договор на оказание услуг);
– Распорядительные (серия различных форм, утвержденных номенклатурой или законодательством, сопровождающие процессы принятия решений внутри организации, с внешними партнерами (пользователями), к примеру: приказ, распоряжение, решение);
Более подробно можно ознакомиться, пройдя повышение квалификации в Академии дополнительного профессионального образования, по программе «Современное делопроизводство (дистанционно)».

Примеры типовых документов в каждой группе:
Организационные документы включают в себя различные внутренние регламенты, положения, инструкции, приказы, распорядок дня.
К информационным документам относятся служебные записки, акты, справки, отчеты о выполненной работе.
В группу бухгалтерских документов входят, например, счета-фактуры, накладные, платежные ведомости, авансовые отчеты.
Коммерческие документы — это договора с контрагентами, соглашения, приложения к договорам, переписка по исполнению обязательств.
К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения руководства, решения собраний и совещаний.

Какие правила хранения документации в организации существуют и что нового в порядке организации архива в 2023 году?

С 17 сентября 2023 года вступает в силу приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, утвердивший новые “Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях”. Прежний порядок хранения документов, установленный приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526, с указанного момента утрачивает силу и применяться больше не будет.
Источник: https://buh.ru/articles/documents/172117/.

Это очень важно и достаточно обременительно для организаций как в плане перехода на новый Порядок, так и в плане подготовки сотрудников к ведению деятельности в новых условиях.

Наиболее значительные изменения касаются:
– сроков сдачи документов на хранение в архив (с 17.09.2023 года не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после окончания их обработки (завершения дела в делопроизводстве);
– видов документов и давности ведения документации (с 17.09.2023 года в архив нужно передавать только документы постоянного (со сроком хранения «до ликвидации организации») и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения. Теперь документы со сроком хранения до 10 лет в архив можно не сдавать, местом для хранения может быть подразделение организации (как первоначальный источник данного документа и непосредственно ответственное подразделение (лицо), оформившее и отвечающее за реализацию документов. После истечения сроков их хранения документы уничтожают;
– процедурных моментов передачи документов на хранение в архив (наличие специального графика, утвержденного руководителем организации. Регламентация процедурных моментов по приему-передаче дел ответственным сотрудником за архив, в присутствии работника подразделения, составившего документы). Важно! В отметке о приеме дел в конце каждого экземпляра описи указывают количество фактически принятых дел, дату приема-передачи дел, а также подписи и расшифровки подписей указанных работников (п. 73 Правил);
– порядка комплектования документов перед процедурой сдачи в архив (особенности ведения дел по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения вне зависимости от вида носителя информации (например, первичные документы, личные дела сотрудников и т.д.);
– длительности хранения документов постоянного и длительного сроков хранения, в том числе по личному составу, которые требуют полного оформления и регламентированной процедуры описания (Процедура составления описи дел). Новые требования касаются количества экземпляров документов по их видам, по периодам реализации (к примеру только за определенный год, за исключением личных дел, которые формируются в течение всего периода работы сотрудников
(п. 49 Правил));
– процедуры группировки документов разной периодичности хранения (к примеру постоянного или временного (длительного) срока хранения);
– особенностей вида документации (носителя информации), а именно – бумажные документы, содержащие более 250 листов при толщине папки не более 4 см (п. 51 Правил), отдельная процедура в отношении электронных документов и составления электронного архива.

Со всеми актуальными изменениями вы можете ознакомиться на вебинаре «Архив организации», который состоится 25.09.2023 года с 9.30 или пройти программу повышения квалификации «Архив организации»;
по программе повышения квалификации «Архив образовательной организации»;
по программе повышения квалификации «Архив кадровых документов».

Какие требования к месту хранения документации в организации существуют и что нового в системе электронного документооборота в 2023 году?

Новый порядок определяет необходимость создания в организации решит хранить документы самостоятельно, она должна оборудовать архив – изолированное помещение с постоянной температурой и влажностью, отделенное от соседних помещений огнеупорными стенами. Такое помещение должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, выходы к лифтам или лестничным клеткам. Архив не должен располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли. Если документов в организации не много, вместо архива в виде отдельного изолированного помещения, их разрешается хранить в запирающихся шкафах или сейфах (например, в кадровом отделе или бухгалтерии). Деятельность архива необходимо регламентировать локальным актом организации. Также нужно назначить работника, ответственного за организацию хранения, комплектования, учета и использования документов.

При этом организациям разрешается доверить хранение документов (как электронных, так и на бумажных носителях) сторонним организациям, для которых хранение архивных документов является уставной деятельностью. Для этого с такой организацией потребуется заключить договор возмездного оказания услуг, предметом которого является хранение архивных документов. Порядок хранения электронных документов имеет свои особенности.

Требования к архивному помещению дополнены конкретными параметрами температуры, влажности, характеристиками стеллажей:
Согласно новым правилам, архивное помещение должно иметь температурный режим 17-19 °С, при этом относительная влажность воздуха должна составлять 50-55%. Для хранения бумажных документов необходимо использовать металлические стеллажи, окрашенные порошковой краской. Стеллажи должны иметь заднюю стенку и не менее 5 полок. Расстояние между полками должно быть не менее 30 см. Расстояние между стеллажами – не менее 75 см, а между стеной и стеллажами – не менее 45 см. Такие требования обеспечат оптимальные условия хранения документов и позволят сохранить их в течение всего положенного срока.
Повышение квалификации по курсу «Современное делопроизводство (дистанционно)».

Хранение электронных документов

Правильная организация хранения документов имеет ключевое значение для обеспечения эффективной работы любого предприятия или организации. Грамотное ведение документооборота позволяет оптимизировать бизнес-процессы, ускорить поиск необходимых сведений, обеспечить сохранность важных данных. Соблюдение правил хранения документации необходимо как для оперативного доступа сотрудников к актуальной информации, так и для предоставления отчетности по запросам регулирующих органов.

Особенности хранения электронных счетов-фактур
Согласно пунктам 3 и 5 статьи 169 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны хранить выставленные и полученные счета-фактуры в электронном виде в течение не менее пяти лет. Это касается как обычных, так и корректировочных счетов-фактур. Срок хранения отсчитывается от налогового периода, в котором счет-фактура использовался последний раз для исчисления налоговой базы и НДС. Хранение осуществляется в электронном виде без печати счетов-фактур на бумаге.

Хранение электронных документов должно осуществляться с применением системы хранения электронных документов (СХЭД) – электронной базы данных, совместимой с системой электронного документооборота организации и интегрированной в систему ЭДО.
СХЭД, помимо приема электронных документов на архивное хранение и собственно хранения документов и их метаданных, в обязательном порядке должна поддерживать следующие возможности (п. 137 Правил):
– формирование годовых описей электронных документов;
– резервное копирование и восстановление электронных архивных документов и их метаданных;
– проверка наличия и состояния электронных документов;
– создание (копирование) и включение в СХЭД экземпляров электронных документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;
– проверка технического состояния электронных документов и сохранение результатов проверки в течение установленного времени;
– перенос электронных документов вместе с их метаданными в другие СХЭД;
– формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Электронные документы передают на архивное хранение по ТКС или на физически обособленных носителях (например, флэш-картах или жестких дисках). Электронные документы, передаваемые на архивное хранение на физических носителях, подлежат включению в СХЭД. Дальнейшее хранение документов на таких носителях допускается в случае, если документы не требуют поддержания их юридической значимости, имеют ограниченный доступ или осуществление их хранения в СХЭД невозможно.

При поступлении электронных документов в СХЭД осуществляется автоматическая проверка наличия всех файлов, составляющих электронный документ, а также проверка файлов электронных документов и файлов описей электронных документов на наличие вредоносного программного кода. Также нужно проверить наличие в метаданных документа сведений о проверке подлинности электронной подписи передаваемого электронного документа на момент его подписания и получения.

Сотрудник, ответственный за архив, при приеме электронных документов на хранение должен выборочно проверить не менее 1% от поступивших электронных документов на подлинность, воспроизводимость и читаемость. При поступлении электронных документов на физических носителях нужно проверить еще физическое и техническое состояние самих носителей.

Если при проверке выявлены различие информации в электронном документе и в регистрационно-учетных сведениях (метаданных), невоспроизводимость электронных документов или наличие вредоносного программного обеспечения (вирусов), документы к хранению не принимаются. Об этом формируют уведомление, которое пересылают отправителю для внесения исправлений.

Электронные документы, сроки временного хранения которых истекли, подлежат уничтожению (стиранию). Уничтожение фиксируют в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В СХЭД при этом должна оставаться информация об индексах и заголовках электронных дел, а также дата и регистрационный номер акта, по которому они были уничтожены (п. 158 Правил). Все хранящиеся в архиве документы, в том числе и в электронном виде, подлежат периодической проверке.

Проверка архивов

Документы, переданные на хранение в архив, необходимо периодически проверять на предмет их фактического наличия и физического состояния. Такие проверки проводят в плановом режиме на основании локальных актов организации. Проверка наличия документов на бумажном носителе должна производиться не реже одного раза в 10 лет. Проверка наличия и состояния электронных архивных документов в СХЭД осуществляется в автоматическом режиме ежегодно. Проверка наличия электронных архивных документов на физически обособленных носителях (жестких дисках) осуществляется раз в 5 лет (п. 153 Правил).

В ряде случае требуется проводить внеплановую проверку документов. К таким случаям относятся (п. 98 Правил):
– смена работника, ответственного за архив;
– подготовка архивных документов к передаче в государственный или частный архив;
– массовое перемещение архивных документов (например, при переезде организации);
– чрезвычайная ситуация или действие других обстоятельств, в результате которых документы могли быть утрачены или повреждены;
– реорганизация организации.

Проверка архивов зачастую сопровождается процедурой внеплановой проверки:
Помимо плановых проверок состояния архива, могут проводиться внеплановые проверки в случаях: смены ответственного за архив, подготовки документов к передаче в государственный архив, массового перемещения документов, аварий или других обстоятельств, которые могли привести к порче или утрате документов. Внеплановая проверка проводится комиссией, состав которой определяется приказом руководителя. При проверке детально осматривается каждое дело, проверяется его фактическое наличие и физическое состояние.

Проверку наличия документов в архиве проводят силами двух работников (лицом, ответственным за архив, и иным специально назначаемым работником) посредством визуального осмотра дел и их сверки с описью. Проверка документов включает выверку архивных учетных документов и устранение выявленных в них неточностей, установление фактического наличия хранимых документов, а также организацию розыска отсутствующих документов.

Проверка считается завершенной после утверждения акта проверки наличия и состояния архивных документов. Если проверкой установлено отсутствие документов, должен быть организован их розыск. Такой розыск проводят в течение одного года с даты выявления отсутствия документов. Допускается продление срока розыска документов на 1 год. В случае отрицательных результатов розыска составляется акт о необнаружении архивных документов (п. 104 Правил).

Проверку наличия и состояния электронных архивных документов в СХЭД осуществляют в автоматическом режиме. Для этого работник архива ежегодно выборочно проверяет протоколы СХЭД для исключения несанкционированного доступа и изменения документов и их метаданных.

Проверка физических носителей осуществляют путем визуального и программного контроля физического и технического состояния носителя. Носитель проверяют на целостность, воспроизводимость, наличие на нем файлов документов и вредоносных компьютерных программ (п. 153 Правил). При обнаружении изменений физического состояния носителей или при их некорректном воспроизведении работник архива по решению руководителя организации должен восстановить утраченные документы с резервного экземпляра и записать их на новые носители.

Номенклатура дел организации в 2023 году;

Повышение квалификации по курсу «Архив организации»;

Повышение квалификации по курсу «Клиентоцентричность в государственном управлении».

Рекомендации по обучению сотрудников новым правилам хранения документов:
Для перехода на новый порядок хранения документов с 17 сентября 2023 года рекомендуется заблаговременно организовать обучение сотрудников.
Необходимо провести инструктаж по изменениям в правилах, разъяснить новые процедуры формирования дел и сдачи их в архив.
Также полезно будет провести практические занятия по оформлению описей дел и составлению актов для уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Для сотрудников архива необходимо предусмотреть более углубленное обучение новому порядку хранения документов.
Все эти вопросы вы можете обсудить с профессионалом на вебинаре 27 сентября 2023 года, зарегистрировавшись на сайте Академии дополнительного профессионального образования на площадке обучающего центра на Ушинского.

Повышение квалификации по курсу «Номенклатура дел с новыми сроками хранения (семинар)».

Для получения дополнительной квалификации рекомендуем пройти обучение по программе повышения квалификации в АДПО с 26.09. – 28.09.2023.

В рамках программы вы сможете ознакомиться с новинками хранения документов, организации хранения, обсудите порядок применения и реализации в вашем учреждении и непосредственно на рабочем месте Новых правил хранения документов в организациях, сможете узнать, как оперативно подготовить архив организации к проверке.

Повышение квалификации по курсу «Архив организации».

Другие актуальные курсы Академии:
Техническая эксплуатация и ремонт зданий;
Сметное дело в строительстве;
Проектная и исполнительная документация;
Защита персональных данных;
Ресурсный метод составления смет.