Актуальные сроки хранения на 2026 год: что можно уничтожить и как соблюсти требования законодательства

С 1 января 2026 года организации продолжают руководствоваться действующими сроками хранения

Несмотря на то что в течение 2024–2025 годов велась работа над обновлёнными редакциями Перечней, на момент начала 2026 года актуальными остаются ранее утверждённые нормативные сроки.

Для корректного ведения архивной деятельности важно обеспечить соблюдение требований к уничтожению документов, правильно применять ПТУАД и своевременно принимать решения о выделении дел к списанию. Процедура уничтожения документов в 2026 году по-прежнему строго регламентирована и требует участия экспертной комиссии организации.

Нормативная база и сроки хранения документов в 2026 году

В 2026 году применяются сроки хранения, предусмотренные действующими ПТУАД. Право принимать решение о ежегодном выделении дел к уничтожению принадлежит исключительно экспертной комиссии (ЭК) организации. Основанием для признания документов подлежащими уничтожению является истечение установленного срока хранения по состоянию на 1 января 2026 года.

Особое внимание следует уделить актуальности применяемых Перечней: использование устаревшей редакции ПТУАД может привести к ошибкам в номенклатуре дел, нарушениям архивных процедур и рискам для организации.

Почему важно использовать актуальную редакцию ПТУАД

Перед тем как включать документы в план уничтожения, необходимо убедиться, что организация руководствуется действующей редакцией ПТУАД. Это критически важно при:

• формировании номенклатуры дел на очередной год;
• оценке сроков хранения управленческих, кадровых и финансовых документов;
• подготовке дел к передаче на архивное хранение или списание;
• принятии решений экспертной комиссией.

Применение устаревших сроков хранения может привести к преждевременному уничтожению значимых документов и административной ответственности.

Как рассчитываются сроки хранения

Срок хранения любого дела начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом его завершения. Например, документы, оконченные в 2015 году, начинают отсчёт срока хранения с 1 января 2016 года.

Какие документы могут быть уничтожены в 2026 году

К уничтожению в 2026 году могут быть рассмотрены следующие категории документов:

• дела 1950 года — срок хранения 75 лет;
• дела 1980 года — срок хранения 45 лет;
• дела 2015 года — срок хранения 10 лет;
• дела 2020 года — срок хранения 5 лет;
• дела 2022 года — срок хранения 3 года;
• дела 2024 года — срок хранения 1 год.

Эти документы могут быть включены в список к уничтожению при условии, что они не имеют отметок о продлении хранения, не содержат уникальной информации и не относятся к делам постоянного или долговременного хранения.

Порядок уничтожения документов в 2026 году: обязательные этапы

1. Заседание экспертной комиссии

   Экспертная комиссия рассматривает дела, сроки хранения которых истекли, и принимает решение о выделении их к уничтожению. Решение ЭК утверждает руководитель организации, который не входит в её состав. В протоколе заседания фиксируется полный перечень подлежащих списанию дел.

2. Составление Акта о выделении к уничтожению

   Акт формируется на основании действующей редакции ПТУАД и содержит обоснование списания. Документ утверждается членами ЭК.

3. Физическое уничтожение документов

   Допустимые способы уничтожения:

   • шредирование;
   • сжигание;
   • химическое уничтожение;
   • сдача в макулатуру под контролем уполномоченного сотрудника.

   Ответственный представитель организации должен присутствовать лично.

4. Составление Акта об уничтожении

   Фиксируются дата, метод уничтожения, объём списанных дел и подписи всех участников процедуры.

Ответственность за нарушение процедуры

Уничтожение документов не может быть выполнено единоличным решением должностного лица. Нарушение порядка уничтожения, установленного ПТУАД и внутренними нормативными актами, может повлечь административную или уголовную ответственность для руководителя и членов комиссии.

Профессиональное обучение по архивному делу в Санкт-Петербурге

Для специалистов, которые отвечают за делопроизводство, номенклатуру дел и архивное хранение, рекомендуем пройти профессиональную подготовку:

• «Архив организации»
• «Номенклатура дел организации с новыми сроками хранения»
• Вебинар «Номенклатура дел организации»
• «Архив кадровых документов»

Обучение помогает обеспечить корректное ведение документации и снизить риски ошибок при уничтожении документов.

Вывод

В 2026 году организации по-прежнему обязаны применять действующие сроки хранения документов, своевременно формировать списки на уничтожение и соблюдать установленный порядок списания дел. Актуальная редакция ПТУАД, корректная работа экспертной комиссии и надлежащее оформление актов позволяют обеспечить правовую безопасность и соответствие архивным требованиям.