Какие документы можно уничтожить в 2023 году? Номенклатура дел 📚✨

Во многих организациях каждый год наступает период, когда службе делопроизводства необходимо разрабатывать номенклатуру дел на следующий календарный год и успеть утвердить её в начале года. В связи с этим у руководителей организаций и специалистов по делопроизводству возникают вопросы по поводу сроков хранения, способов и порядка уничтожения документов, поскольку номенклатура дел является главным учетным документом.

Для эффективного выполнения необходимых задач по разработке номенклатуры дел руководителям и профильным специалистам необходимо обладать актуальными знаниями и компетенциями, которые эпизодично подвергаются изменениям и трансформациям. В частности, такую потребность обуславливают большие изменения в сроках хранения документов и в Перечне управленческих архивных документов, который уменьшился на 343 статьи.

Номенклатура дел является систематизированным перечнем наименований дел организации, содержащим всю информацию о видах документов и подразделениях, в которых их нужно вести. Данный перечень также содержит информацию о специалистах, которые работают с документами. В целом, благодаря номенклатуре дел могут решаться следующие задачи:
✔ ведение учёта дел, который заводился в течение года в самой организации и в её структурных подразделениях;
✔ формирование всех дел для обеспечения порядка при проведении подшивки документов в дела;
✔ ведение индексации дел;
✔ обеспечение быстрого поиска документов.

Как поступить с накопившимися документами❓
Касательного процедур уничтожения документов в деятельности различных организаций необходимо соблюдать обязательные требования и правила, которые не позволяют просто так избавиться от распоряжений, приказов, первичных и кадровых документов, а также от множества других документов. Только по истечении установленных сроков их хранения, которые регламентируются на законодательном уровне, документы можно уничтожить.

Для любых видов документов важно соблюдать единый порядок их уничтожения, который заключается в следующем:
✔ Необходимо проверять сроки хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое назначение;
✔ Требуется проводить экспертизу ценности документов, которой занимается экспертная комиссия при утверждении руководителем компании;
✔ На уничтожение документов составляется акт, который утверждается руководителем предприятия;
✔ Уничтожаются дела, которые отражены в акте, что оформляется отдельным документом.

Получить подробную информацию об этих и других вопросах, правилах и законодательных изменениях можно благодаря прохождению обучения.

В Академии дополнительного профессионального образования 21 декабря будет проходить вебинар, который позволит профильным специалистам получить больше полезных знаний относительно рассмотрения всех сложных случаев из практической деятельности по разработке номенклатуры дел и основных ошибок, допускаемых работниками служб делопроизводства.

Вебинар будет проводить специалист Государственного архива Санкт-Петербурга с 18-летним опытом проведения курсов и семинаров по архивному делу.

Слушатели курса смогут подготовить свои вопросы преподавателю по теме вебинара, который пройдет на платформе webinar.ru (персональная ссылка после регистрации).

✅ Зарегистрироваться на вебинар можно по следующей ссылке.