Какого года документы можно уничтожить в 2023 году?

Сколько нужно хранить документы организации? Сколько нужно хранить отдельные виды документов? Как уничтожать документы организации? Какой порядок уничтожения документов? Это вопросы, которые всегда задают слушатели наших курсов.
Специалист Государственного архива Санкт-Петербурга, который проводит курсы по архивному делу разъясняет какие именно документы можно будет уничтожить в 2023 делопроизводственном году.

Сроки хранения документов определяет ПТУАД и, руководствуясь, статьями по Перечням, экспертная комиссия ежегодно принимает решение об уничтожении документов, у которых срок хранения истек до 1 января 2023 года.
Важно помнить, что срок хранения любого дела организации начинается с 1 января следующего года за годом, когда были созданы документы.

В 2023 году организации могут уничтожить документы следующих лет:
1947 года со сроком хранения 75 лет;
1977 года со сроком хранения 45 лет;
2012 года со сроком хранения 10 лет;
2017 года со сроком хранения 5 лет;
2019 года со сроком хранения 3 года;
2021 года со сроком хранения 1 год.

Порядок уничтожения документов должен быть следующий:
1) экспертная комиссия в составе председателя комиссии и членов комиссии (руководитель не является членом экспертной комиссии, он утверждает решение комиссии) проводит заседание, на котором происходит экспертиза ценности документов и по результатам заседания составляет протокол, который визирует руководитель. В протоколе должны быть отражены дела и документы подлежащие уничтожению, у которых истек срок хранения и они не имеют исторической ценности для организации или даже страны;
2) на документы в соответствии с Перечнями хранения составляется Акт о выделении к уничтожению документа и согласовывается с ЭК организации;
3) производится физическое уничтожение документа посредством сжигания, шредирования, уничтожение с помощью кислоты или сдача в макулатуру с личным присутствием ответственного работника организации;
4) стороной, занимающейся уничтожением документов составляется акт, где фиксируется факт уничтожения с указанием способа уничтожения и лиц, которые присутствовали при этом. В этом акте должна быть подпись представителя организации.
Обращаем ваше внимание на то, что любой специалист организации, в частности, секретарь не может единолично принять решение об уничтожении документов. Так как это влечет за собой серьезную административную, а в некоторых случаях уголовную ответственность руководителя.

Приглашаем руководителей, секретарей, архивариусов, специалистов, ответственных за архив на курсы повышения квалификации
«Архив организации»

С типовым Перечнем (ПТУАД) сроков хранения документов Вы сможете познакомиться на семинаре-практикуме
«Номенклатура дел организации с новыми сроками хранения» или на вебинаре
«Номенклатура дел организации», которые проходят ежемесячно.

Обсудить сроки хранения кадровых документов сможете на курсе повышения квалификации
«Архив кадровых документов»