Подписаться на рассылку
Ваш план формируется...
Номенклатура дел организации в 2023 году
Создана:
16.11.2021
| Обновлена:
19.01.2023
| Время прочтения: 3 мин., 39 сек.
Правильная разработка номенклатуры дел организации в соответствии с новым Перечнем типовых управленческих архивных документов 2021 играет важнейшую роль в делопроизводстве организации. При любой ведомственной проверке состояния делопроизводства проверяющие запросят номенклатуру дел в числе первых обязательных документов. Номенклатура – это самый главный документ организации. Она очень важна, потому что ее наличие помогает упорядочить весь документооборот: вы всегда легко сможете найти нужный документ. По уникальному индексу дела, Вы сможете понять в каком структурном подразделении создан документ и где он находится в данный момент времени и, главное, сколько его необходимо хранить.
Для чего нужна номенклатура дел?
Номенклатура дел – это перечень всех дел, который необходимо составить в соответствии с установленной законодательством РФ формой. Номенклатура позволяет полностью упорядочить документооборот в организации.
Номенклатура дел:
• Обеспечивает возможность сортировки документации по системе, обеспечивающей быстрый поиск и надежную сохранность;
• Используется в процедуре регистрации документации – для этого документам выдается личный регистрационный номер;
• Используется как основополагающий документ во время проведения экспертизы ценности документов и подготовки дел для передачи в архивы, а также дел с истекшими сроками для утилизации;
• Используется в работе с делами с временными сроками хранения;
• В архивном деле применяется для составления описи дел, для составления актов на уничтожение документов.
Номенклатура дел – документ, необходимый для рационального функционирования в любой организации, чтобы упорядочить имеющееся делопроизводство. Для госорганов наличие номенклатуры дел – это необходимый стандарт, установленный законодательством.
Для небольших компаний номенклатура дел позволяет облегчить работы по всем сферам основной деятельности, а также предотвратить проблемы с возможным ростом количества документации.
Разработка номенклатуры
Разработка номенклатуры осуществляется несколькими способами:
• Создана самостоятельно, с учетом специфики деятельности организации. Единственным недостатком этого способа является большая вероятность допущения ошибок в составлении;
• Номенклатура дел может быть составлена специализированной компанией. Преимуществом является компетентность в составлении, недостатком – не самая рациональная структура с учетом специфики деятельности.
Порядок работы по созданию и утверждению
Рабочий процесс основан на нормативных документах. Весь груз ответственности за создание номенклатуры дел ложится на отдел делопроизводства.
Для начала, нужно проанализировать состав образующейся документации. Подробному анализу подлежат устав, структура предприятия, положение о системных отделах, отчеты за предыдущие периоды.
Принято считать, что номенклатура дел предприятия основывается на данных номенклатур структурных подразделений организации. Судя по опыту, подразделения просто не могут создать номенклатуру из-за отсутствия опыта и времени, поэтому за составление отвечает конкретный специалист. Лучше всего, если структурные подразделения организации передадут дела в отдел делопроизводства. Но не всегда делопроизводитель знает, какие документы могут образовываться в процессе деятельности бухгалтерии или отдела кадров. Поэтому это процесс совместного творчества! Все проверяющие специалисты говорят о том, что все-таки структурные подразделения должны подготовить хотя бы перечень документов, которые образуются в деятельности их подразделения.
Самая трудная часть работы – это грамотная формулировка названий дел, их систематизация и установка сроков.
Оформляется номенклатура дел на фирменном бланке компании в виде таблицы.
Пример оформления номенклатуры дел:
Сроки хранения документов определяются для большинства организаций по «Перечню типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», утвержденного Министерством юстиции 06 февраля 2020 г.
Далее составленная номенклатура дел подлежит утверждению. Этот процесс можно разделить на несколько этапов:
• Визируется человеком, отвечающим за работу архива;
• Отправляется на подпись руководителю;
• Утверждается комиссией;
• Отправляется на утверждение комиссией архивного учреждения (этот этап не требуется, если компания не отправляет документы на госхранение);
• Подписывается руководителем предприятия путем приказа об утверждении.
Согласно установленному порядку, необходимо создать несколько экземпляров, которые будут храниться:
• в Службе делопроизводства;
• в ГосАрхиве, если организация является источником комплектования. (узнать является ли ваша организация источником комплектования: как правило, ГосАрхив направляет ежегодно всем своим подведомственным учреждениям письма о предоставлении документов, например, номенклатуры дел, на согласование)
• в Архиве;
• 1 экземпляр для работы.
Порядок работы с номенклатурой дел
После утверждения, все подразделения компании должны быть проинформированы, где будет находиться документ в открытом доступе для ежедневного использования.
Если организация претерпела существенные изменения в структуре, должна быть создана новая номенклатура на основе изменений. Это означает, что процедура утверждения должна быть полностью осуществлена снова.
Если изменения в структуре предприятия отсутствуют, то ежегодно нужно уточнять и корректировать номенклатуру, и вводить в работу с 1 января.
В конце года специалист, ответственный за делопроизводство в организации в обязательном порядке составляет запись о категориях и количестве созданных дел на предприятии.
Номенклатура дел – это не догма! А живой документ, который совершенствуется в течении календарного года и дополняется новыми документами. Не забудьте, что утвердить номенклатуру дел необходимо в декабре на будущий год. Помните, что нужно издать приказ о кодировании документов в вашей организации или локальный акт о кодировании документов.
Вам будет интересен семинар-практикум Номенклатура дел 2023 с новыми сроками хранения.
Курсы для секретарей:
Программа обучения |
Даты проведения
|
Стоимость, руб
|
|
постоянно
|
7 000
|
|
|
постоянно
|
7 000
|
|
|
по расписанию
|
25 000
|
|
|
по расписанию
|
25 000
|
|
|
по расписанию
|
22 000
|
Курсы на сайте
-
Повышение квалификацииКлиентоцентричность в государственном управленииЦена курса:38 000
-
Повышение квалификацииОрганизация строительства и строительный контрольЦена курса:20 000
-
Цена курса:32 000