Номенклатура дел организации 📚 Успейте утвердить в начале года ✨

Назначение номенклатуры дел
Деятельность любой компании предполагает ведение и накопление различной документации, которая отражает ключевые процессы в организации. Такие документы могут накапливаться в большом количестве, разделяться по значимости и видам, поэтому формируют необходимость их систематизации, что является важным условием для документационного обеспечения управления.

В определенные периоды развития может возникать высокая потребность в правильной систематизации документации, когда сотрудникам сложно разобраться в накопленных документах и найти нужные материалы прошлых лет или в моменты проверок кадровых и финансовых документов. При накоплении большого количества документов существует проблема их дальнейшего хранения, поскольку все созданные документы хранить просто невозможно. Эти и другие вопросы могут решаться только благодаря разработке номенклатуры дел.

Основные функции и особенности применения
На сегодняшний день каждая развивающаяся организация создает свою систему хранения документов за счет номенклатуры дел, которая позволяет организовывать хранение, вести учет и устанавливать сроки хранения. Именно это направление обуславливает правильный порядок распределения документов в дела, заведённые в делопроизводстве компании по установленной форме.

В оформлении и содержании номенклатуры дел необходимо придерживаться соответствия требованиям, относящимся к базовым правилам работы архивов организации и основным инструкциям по делопроизводству, принятым федеральными органами исполнительной власти, которые по определению обязуют создавать номенклатуру дел.

Для правильного функционирования компании этот документ играет большую роль, так как номенклатура дел предоставляет отличную возможность эффективно распределять материалы по нужным папкам и быстро их находить, обеспечивая информационно-справочную работу с исполненными документами.

Руководителям компаний и их помощникам, секретарям, специалистам архива и отдела ДОУ важно знать ряд ключевых функций номенклатуры дел, в числе которых следующие:
1) систематизация документов с определением системы их хранения в учреждении;
2) определение сроков хранения;
3) индексация номенклатуры дел при регистрации документов;
4) составление описей на дела с временными и постоянными сроками хранения;
5) реализация экспертизы важности документов перед их отбором на хранение;
6) главный учетный документ в работе с документами;
7) учетно-справочная система для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно;

Виды номенклатуры дел
Номенклатуру дел можно различать по видам в зависимости от определенных условий и характера функций, поэтому выделяются три основные:
– типовая номенклатура необходима для установления состава дел, которые заводятся в делопроизводстве однотипных предприятий в качестве нормативных документов;
– примерная номенклатура позволяет установить примерную структуру дел, заводимых в делопроизводстве компаний, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер;
– индивидуальную номенклатуру дел составляют сотрудники службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Знание перспектив развития компании позволяет предусматривать совокупность документов, которые могут появиться в будущем.

Значимость номенклатуры дел для организации
Важно понимать, что номенклатура дел является неотъемлемой частью в деятельности любой развивающейся организации, поэтому номенклатуру необходимо составлять уже в последнем квартале года, перед наступлением нового, в котором она будет функционировать.

Каждая компания должна разрабатывать индивидуальный документ, который создается либо полностью своими силами, либо посредством примерной номенклатуры дел, взятой в качестве образца.

Формирование номенклатуры дел предполагает детальное изучение состава применяемой в организации документации и порядка осуществления документооборота, так как номенклатуре дел важно отражать все документы, которые образованы в течение года. Такие задачи обычно решает подразделение или сотрудники, которые отвечают за делопроизводство.

Академия дополнительного профессионального образования предоставляет уникальную возможность приобрести самые актуальные знания и компетенции по направлению «Номенклатура дел организации». Вы сможете получить более подробную информацию по интересующим вопросам, принять участие в семинаре и получить сертификат, пройдя регистрацию на мероприятие по следующей ссылке.