Новые Правила организации хранения. Архив организации

Новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и в организациях.
На сайте Федерального архивного агентства (Росархив) и ВНИИДАД можно ознакомиться с Проектом Правил. В ближайшее время ожидается регистрация в Минюсте.

Единица классификации документов в организации
В 2015 году были приняты последние Правила организации хранения, после которых изменения не вносились. Действующие Правила хранения распространяются на все типы организаций независимо от вида их собственности. Таким образом, в соответствии с настоящими Правилами хранения, помимо государственных организаций, частные компании обязаны архивировать документы, которые появляются в процессе деятельности любой организации.

Второй раздел Правил содержит определение понятия дела, как единицы классификации и систематизации документов независимо от вида документов. Также определено, что формирование документального фонда организации должно осуществляться на следующих основаниях:
• разработка номенклатуры дел (главный учетный документ организации);
• формирование дел на основе нормативных документов Российской Федерации и перечней документов, образующихся в процессе деятельности организации с указанием сроков хранения.

Архив в частной компании. Есть ли необходимость?
В первом разделе определено, что архив частной организации, будучи его структурным подразделением, в своей деятельности руководствуется уставом или положением. Деятельность архива организации должна регламентироваться внутренними локальными актами и должностными инструкциями в соответствии с ТК РФ или трудовыми договорами с работниками, которые осуществляют архивную деятельность.

При данных обстоятельствах актуальные Правила обязывают организацию обеспечивать хранение документов в соответствии с законодательством РФ и назначать лицо, ответственное за архив. Руководитель может возложить обязанности на себя, на секретаря или на любого другого специалиста. Но независимо от наличия назначенного ответственным за архив специалиста, руководитель несет персональную ответственность вплоть до уголовной за утрату документов. Такие ситуации в Санкт-Петербурге уже были.

Номенклатура дел – главный учетный документ организации
В пункте 2.3 номенклатура дел определяется как главный учетный документ, который отражает состав и организацию всего документооборота любой организации.
Последние нововведения включают номенклатуру в систему электронного документооборота и в информационную архивную систему (Пункт 23.19 Правил) в качестве системного справочника, который систематизирует и учитывает документы, а также их метаданные.
Для всех организаций номенклатура дел составляется в установленной форме, которая является Приложением № 24 к Правилам организации хранения.

Номенклатура дел состоит из разделов. В графе Примечание теперь нужно указывать особенности формирования дела и вид носителя, чего ранее не было. Также необходимо уточнение назначения информации (данных), если дело является базой данных информационной системы.
Традиционно, организации разрабатывают номенклатуру в конце каждого года, согласовывая её с экспертной комиссией организации, которая должна включать в себя минимум 3 участника без руководителя. Руководитель, будучи не являясь членом комиссии, визирует все документы экспертной комиссии и утверждает номенклатуру дел, которая вступает в силу с 1 января.

Практика показывает, что многие организации задерживаются с разработкой номенклатуры дел, поэтому документы подготавливаются еще первый квартал следующего года.
Самостоятельно разрабатывать и утверждать номенклатуру дел приходится организациям, которые не являются источниками комплектования Архивного Фонда, поэтому согласования с архивным комитетом не требуется.

Архивный фонд организации и правила его комплектования
Комплектованию архива организации полностью посвящен третий раздел Правил организации хранения, в котором определяются виды документов, подлежащие обязательному хранению. К примеру, все документы, имеющие постоянный и временный срок хранения (свыше 10 лет). Но самым главными являются документы по личному составу.
Документы ликвидационной комиссии поступают в архив при ликвидации организации.

В правилах встречается новое понятие – архивная коллекция, которая представляет собой документы, объединенные по одному или нескольким признакам. Документы архивной коллекции передаются на постоянное хранение в государственной и муниципальный архив.

В соответствии с ПТУАД 5-й раздел включает правила оформления дел, имеющих срок хранения «До ликвидации организации». Такая отметка впервые появилась в Перечне сроков хранения в 2021 году. Пункт 5.1 содержит информацию о том, что дела, имеющие отметки «Постоянно» и «До ликвидации организации», подлежат полному оформлению дела.

Можно рассмотреть некоторые отдельные виды документов, требования к которым необходимо соблюдать при формировании дел:
• приказы по личному составу группируются в разные дела в зависимости от их срока хранения;
• личные дела работников формируются отдельно на каждого работника. Внутри личного дела документы должны располагаться в соответствии с хронологией и по мере поступления;
• в отдельные дела по заработной плате группируются лицевые счета, которые необходимо располагать по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

При оформлении дел на бумажном носителе необходимо изымать файлы, удалять скрепки, скобы, стикеры и прочие элементы. Такие дела не должны содержать более 250 листов и быть толще 4 сантиметров.
Передача дел постоянного хранения обязательно предусматривает наименование государственного и муниципального архива, куда эти дела будут переданы на хранение.
С использованием специальных водостойких чернил заполняются реквизиты обложки дела, на которую новые Правила запрещают наклеивать лист бумаги с реквизитами.
В Правилах также появился VI раздел по составлению описей структурных подразделений.

Архивные помещения
Изменения также появились в разделе требований в архивным помещениям, которые должны отвечать следующим условиям:
• архив организации может быть размещен в железном запирающемся шкафу, который имеет класс огнестойкости не менее 90Б;
• отдельно выделенное для архива помещение должно иметь приделы огнестойкости не менее 2 часов;
• правила обязывают вести фиксацию температурно-влажностный характеристик воздуха.

Электронные архивные документы
Хранению и учету электронных архивных документов полностью посвящен 9-й раздел, в котором встречается понятие гибридного документа (документ на бумажном носителе с электронной подписью).

Уничтожение документов
Способы уничтожения документа после заседания экспертной комиссии и составления акта о выделении дел к уничтожению документа:
1. Сжигание;
2. Расплавление;
3. Раздробление;
4. Растворение;
5. Использование средства химического разложения или превращения в мягкую бесформенную массу (порошок);
6. Измельчение в бумажную сечку размером не более 2.5 мм.

Ознакомиться с курсом и оставить заявку на обучение можно по следующей ссылке.