Подписаться на рассылку
Ваш план формируется...
Перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения
Создана:
23.09.2020
| Обновлена:
26.10.2021
| Время прочтения: 3 мин., 33 сек.
Что изменилось в Перечне типовых архивных документов?
Министерство Юстиции РФ зарегистрировало 06 февраля 2020 года новый Перечень хранения документов (ПТУАД), которого так ждали организации в конце 2019 года.
Почему все были в ожидании?
Потому что в октябре службы делопроизводства в организациях приступают к разработке и формированию главного учетного документа организации номенклатуре дел на 2020 год. Как всем известно, номенклатура дел на следующий год никогда не повторяет номенклатуру дел предыдущего делопроизводственного года. Потому что ответственные за делопроизводство в организации, руководители структурных подразделений, планируя деятельность организации, предусматривают появление новых видов документов заранее и включают в номенклатуру дел на следующий год.
Накануне нового года все ожидали введение в действие перечня, поскольку необходимо поставить сроки хранения документов, а эти сроки определяет как раз сам Перечень. И вот, в 19 редакции, Перечень был принят и с 18.02.2020 года вступил в действие.
Что это означает?
Каждой организации необходимо будет срочно внести изменения в сроки хранения всех документов в месячный срок. Издать новые приказы на утверждение номенклатуры дел 2020 года.
Насколько глобальные изменения приняты в Перечне? В целом, Перечень немного «похудел». От 1000 статей предыдущего Перечня в новом осталось 657.
Какие произошли изменения:
1. Новый Перечень предусматривает изменение сроков хранения дел постоянного хранения до 10 и до 5 лет.
2. Возрастает роль ЭПК. Ответьте честно себе, у кого в организации ЭПК работало так, как прописано в локально-нормативных актах? Как правило, это была формальная отметка при принятии решения об уничтожении документов.
Новый Перечень изменил роль экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) в решении вопроса при окончании или продлении срока хранения документов организации. ЭПК должна быть создана в организации и минимум 2 раза в год должны быть проведены рабочие заседания комиссии с оформленными протоколами.
3. Самые большие изменения внесены в сроки хранения кадровых документов. Это было ожидаемо, поскольку изменилось трудовое законодательство.
4. Для ряда документов установлены специальные сроки хранения. Например: уведомления, предупреждения работников нужно хранить 3 года (п. 436 перечня); заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии по новым правилам хранятся один год (п. 451 перечня); журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) работодатели теперь должны хранить минимум 45 лет (пп. «а» п. 423 перечня).
5. Для отдельных видов кадровых документов сроки определяются с момента завершения делопроизводства с этими документами.
В категорию таких документов попадают: трудовые договоры с работниками (п. 435); документы о приеме, переводе, увольнении работников (п. 434); а также личные карточки работников (п. 444)
Сроки хранения данных документов 75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003 и 50 лет, если документы оформлялись после 01.01.2003 года.
До нового Перечня данные документы руководители организации обязаны были хранить 75 лет. И, на самом деле, за уничтожение именно этих документов была установлена уголовная ответственность руководителей.
5. Отдельные виды документов нужно хранить больше по срокам, чем ранее. Это: график отпусков (п. 453 перечня) 3 года вместо 1 года; книги, журналы, карточки учета работников (пп. «ж» п. 463 перечня) 5 лет вместо 3 лет; базы данных отпусков работников 5 лет вместо 3 лет.
6. Уменьшены сроки хранения для кадровых документов: документы о дисциплинарных взысканиях в отношении работников (пп. «д» п. 434 перечня) 3 года вместо 5 лет; заявки о потребности организации в иностранных работниках (п. 377 перечня) 1 год вместо 5 лет; документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (п. 409 перечня) 5 лет, а не постоянно; книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424 перечня) 45 лет, а не постоянно.
Обращаем ваше внимание, что образцы подписей материально ответственных лиц теперь нужно хранить в течение пяти лет после смены материально ответственного лица.
Организациям дано право передавать документы на хранение в государственные архивы. Очень неоднозначное решение для организаций, поскольку даже документы при ликвидации организации было сложно пристроить в архив ликвидированных организаций, так как отсутствовало место для хранения. Руководителям зачастую приходилось пользоваться услугами частных архивов.
Оценить все изменения в сроках хранения каждый сможет со временем, это будет измеряться и временными показателями, и финансовыми затратами.
Приглашаем руководителей, секретарей и ответственных за ведомственные архивы специалистов и всех заинтересованных лиц на курсы, в которых преподаватели подробно будут рассматривать все изменения, принятые РОСАРХИВом в Приказе 236 от 20 декабря 2019.
Семинар:
Номенклатура дел на 2022 год с новыми сроками хранения
Курсы повышения квалификации:
Архив кадровых документов
Архив кадровых документов
Вам могут быть интересны курсы повышения квалификации:
Программа обучения |
Даты проведения
|
Стоимость, руб
|
|
постоянно
|
7 000
|
|
|
постоянно
|
7 000
|
|
|
по расписанию
|
25 000
|
|
|
по расписанию
|
25 000
|
|
|
по расписанию
|
22 000
|