Эффективный секретарь

Преподаватель курса «Секретарь руководителя. Требования Профстандарта» Виноградова Ольга Владимировна отвечает на вопрос «Почему именно я?»

 

Когда-то лет двадцать назад я начинала строить свою карьеру. Тогда все, что у меня было – это сильное желание развиваться, быть полезной людям и выполнять свою работу лучше всех. Хотя лукавлю, были еще некоторые навыки: умение печатать на машинке, умение излагать на бумаге свои мысли, умение организовывать порядок на столе и в помещении. Вот собственно и все. Но этого оказалось вполне достаточно для того, чтобы впервые познакомившись со спецификой работы секретаря, всего лишь через несколько месяцев, стать очень полезным, практически незаменимым, помощником своего руководителя, а вскоре и всего офиса. Да-да, стать помощником всех сотрудников офиса и фактически эпицентром большинства бизнес-процессов – вот задача любого начинающего секретаря или офис-менеджера.

 

Кое-что не получалось сразу, иногда я совершала ошибки или неточности в своей работе. Но, по крупинкам собирая знания о тех или иных бизнес-процессах, самостоятельно взахлеб поглощала книги и материалы, касающиеся специфики секретарской работы. Старалась до автоматизма довести какие-то ежедневные операции в своей деятельности. Периодически пересматривала свои планы на месяц, на неделю, на день, доводя их до логически выверенных по времени и прилагаемым усилиям. Однако, главным оружием по-прежнему оставались ежедневный позитивный настрой и желание помогать людям.

Моими девизами были: «Если не я, то кто?», «Я сделаю лучше и быстрее», «Без меня система даст сбой», «Помоги сегодня ты, завтра помогут тебе».

 

Так получилось, что начиная с секретаря одного руководителя, я постепенно стала помощником всех руководителей офиса, а потом и нужным коллегой для большинства сотрудников офиса. Не то чтобы я старалась сунуть свой нос во все дела, просто так сложилось, что решение большинства вопросов происходило быстрее и проще с моей помощью. А главное, я никогда не думала о том, что я работаю за всех. Основной мыслью была: «Я помогаю всем, потому что так лучше и полезнее для дела!».

 

Постепенно интересуясь и изучая другие сферы деятельности организации, я пришла к той специфике, которой посвятила свою трудовую биографию – работе с персоналом. Но могу однозначно сказать, что только благодаря своим знаниям и навыкам в период работы секретарем компании, я легко могу сейчас планировать свой рабочий день и помогать в решении вопросов планирования своим коллегам, мне не составляет труда установить контакты с любым сотрудником компании, начиная с ученика или помощника какого-либо специалиста, заканчивая руководителем или собственником компании, я быстро и эффективно составляю любые документы и письма, мгновенно нахожу любую информацию в любом источнике и так далее.

Уже работая специалистом по управлению персоналом, неоднократно делилась своими знаниями с представителями секретарской профессии, с помощниками руководителей, с офис-менеджерами, с референтами и другими специалистами.

 

 

Сейчас, имея большой опыт самостоятельной работы в качестве секретаря, и по крупицам собирая за всю свою трудовую деятельность знания и умения для облегчения этой нелегкой сферы деятельности, я готова всегда делиться своим опытом работы с моими коллегами, а также помогать решать любые самые заковыристые вопросы, возникающие в процессе выполнения секретарями своих обязанностей.

В последнее время профессия секретаря претерпела существенные изменения. На секретаре замыкаются внутренние и внешние коммуникации организации. Секретарь выступает связующим звеном между руководителем предприятия и деловыми партнерами и заказчиками. Секретарь – лицо организации. По его работе и поведению судят о целой компании. Он – первый, с кем встречается руководитель, начиная трудовой день. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Он первый, с кем сталкивается пришедший в организацию посетитель. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж компании, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов организации.

 

Основные принципы секретарского дела можно изучить за относительно небольшой отрезок времени, но вот настоящее мастерство приходит в результате проб и ошибок только с годами. Секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела, приобретая необходимые навыки, доводя их до автоматизма, постоянно повышая свой профессиональный уровень.

В связи с этим я буду очень рада помочь вам постичь все тонкости секретарского дела, изучить большинство выполняемых процедур и операций, построить логическую цепочку действий, вытекающих одно из другого, для достижения максимально эффективного результата. И я искренне надеюсь, что после этого еще одним счастливым профессионалом своего дела станет больше!