Сроки хранения документов организации в 2019 году
Создана:
18.03.2019
| Обновлена:
18.10.2021
| Время прочтения: 3 мин., 26 сек.
1. Нормативно-правовая база
Порядок и сроки хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых документов регулируются Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также следующими перечнями типовых архивных документов:
- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. N 558;
- Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 г. N 1182;
- Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988 г.
Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. N 03-33/пс.
2. Сроки хранения документов
| Документ | Срок хранения |
Бухгалтерские документы |
|
| Документы по покупкам и реализации (договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки) | 5 лет со дня окончания периода, за который они составлены |
| Путевой лист | |
| Документы по банку (выписки, платежные поручения, чековая книжка) | 5 лет после окончания года, за который они составлены |
| Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО) | |
| Инвентарная карточка ОС | 5 лет после выбытия ОС |
| Учетная политика | 5 лет после года, в котором использовалась для составления отчетности |
| Бухгалтерская справка | |
| Приказы по основной деятельности | До закрытия компании |
| Регистр бухгалтерского учета | 5 лет |
| Бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах, об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО | До закрытия компании |
| Аудиторское заключение | До закрытия компании |
Налоговые документы |
|
| Регистры налогового учета | 5 лет после окончания периода, за который составлен документ |
| Налоговая отчетность (налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС) | |
| Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде | |
| Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте | |
| Счет-фактура | 4 года |
| Книги покупок и продаж с дополнительными листами | 4 года с последней записи |
| Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН | До закрытия компании |
| Акт сверки с ИФНС | |
| Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу | в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков |
Документы по страховым взносам |
|
| Платежные поручения по уплате взносов | 6 лет после окончания года, в котором они участвовали в расчете взносов, составлении отчетов |
| Расчет 4-ФСС |
Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования Годовой – до закрытия компании |
| Сведения СЗВ-М | 6 лет |
| Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР) | До закрытия компании |
| Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте) | Хранить вместе с отчетом |
Кадровые документы |
|
| Оригинал документа работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство) | До востребования работником (но не более 50 лет, а если документ оформлен до 2003 г., то не более 75 лет) |
| Личная карточка и копии документов работника* |
— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже; — 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года. |
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | |
| Приказы по кадрам | |
| Табель учета рабочего времени | |
| Документ о премировании | 5 лет |
| Кассовый документ по выплате зарплаты (расчетно-платежные ведомости по форме Т-49) |
5 лет после окончания года, в котором составлены. |
| Больничный лист и расчет по нему | 5 лет |
| График отпусков | 1 год после использования |
| Штатное расписание | До закрытия компании |
| Записи нотариальных действий, похозяйственные книги и касающихся приватизации жилищного фонда документы | 75 лет |
| Проектная документация по капитальному строительству | 20 лет |
| Технологическая и конструкторская документация | 20 лет |
| Патенты на изобретение, полезную модель, промышленный образец | 20 лет |
| Научная документация | 15 лет |
* необходимо иметь письменное согласие работника на обработку персональных данных.
Электронный документооборот. Сроки хранения электронных документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге – едины (информационное письмо № ПЗ-13/2015 Минфина России).
Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для этого в организации создается специальная комиссия. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения производится с составлением соответствующего акта.
3. Как считать сроки хранения документов
В общем случае, срок хранения документа начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом составления документа. Есть исключения: например, при получении убытка, в том числе и от реализации имущества.Читать дальше…