Секретарь руководителя. Требования Профстандарта

1. Имидж секретаря и его влияние на имидж организации. Современные требования к секретарю. Профессиональные задачи секретаря. Обязанности, функции и возможности секретаря. Работа секретаря – составляющая успеха организации. Особенности личностных и профессиональных качеств секретаря. Индивидуальный рабочий стиль. Клиентоориентированный подход – особенности современного рынка.
2. Коммуникации секретаря. Деловой этикет. Телефонный этикет: входящие и исходящие телефонные звонки. Правила обработки телефонных звонков. Регистрация входящих звонков. Особенности общения по телефону. Работа с голосом (тембр, тон, четкость, интонации, темп). Виды слушания. Техника активного слушания. Речевой этикет и культура деловой речи. Правила ведения деловых бесед. Способы и приемы вступления в контакт. Техники, позволяющие «разговорить» собеседника. Особенности жестов и иных психологических приемов при общении. Правила делового этикета при представлении и знакомстве. Правила использования визитных карточек. Определение потребности клиента (посетителя) организации по телефону или при личной встрече, решение вопросов в рамках своей компетентности. Приемы управления эмоциональным состоянием собеседника в личном контакте и при общении по телефону. Невербальные коммуникации. Взаиморасположение в пространстве при личном контакте. Конфликтные ситуации. Техника диалогического общения при разрешении конфликта. Техника отказа.
3. Секретарь и руководитель. Определение общих правил работы с руководителем: распорядок дня, рабочее расписание, способы общения с руководителем. Подготовка переговоров (телефонные переговоры, деловые переговоры, встреча в неформальной обстановке). Организация встреч, совещаний, переговоров. Особенности, присущие имиджу Вашего руководителя, всей организации. Тайм-менеджмент. Эффективное управление своим временем. Отработка навыков планирования и организации своего рабочего времени. Прием и регистрация посетителей. Представление. Особенности приема VIP-посетителей, делегаций, специалистов, командированных из других организаций. Устройство в гостиницу. Встреча партнеров, организация предварительной беседы. Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Схемы рассадки за столом переговоров. Повестка дня. Участие секретаря в организации деловых приемов. Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, составление схемы рассадки, оформление кувертных карточек. Встреча, приветствие гостей. Подача чая, кофе, прохладительных напитков. Умение говорить и принимать комплименты. «Проблемные» посетители. Посетители, которых в данный момент не могут принять. Выбор подарков партнерам по поручению руководителя.
4. Особенности взаимодействия с коллегами по работе. Взаимоотношения «секретарь - сослуживцы». Взаимоотношения с руководителями структурных подразделений. Использование средств связи для информирования коллег (телефон, Интранет, специальные программы). Корпоративная культура: фирменный стиль организации.
5. Делопроизводство и работа с информацией. Ключевые нормативно-правовые акты по делопроизводству. Документационное обеспечение управления. Функции службы документационного обеспечения управления организации, предприятия (ДОУ). Правила оформления документов. Документирование. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Виды бланков организации: разработка бланка организации, отвечающего современным требованиям. Бланк, его составные части. Требования к бланкам. Правила оформления управленческих документов. Основные документы управления. Оформление и работа с документами. Адресование документов: даты, состав. Удостоверение документа, порядок согласования и утверждения. Резолюция и требования к ней. Требования к тексту документа. Деление документов на простые и сложные. Типовые тексты. Лингвистические особенности служебных документов. Сценарий составления документов. Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов: организационных (положения, должностные инструкции, протоколы, уставы), распорядительных (приказы, распоряжения, указания, постановления, разрешения) и информационно-справочные документы (акты, справки, письма). Протокол. Информационные документы. Работа с организационно-распорядительной документацией. Прием и первичная обработка документов. Распределение поступивших документов. Номенклатура дел. Экспертиза ценности документа. Регистрация и отправка документов. Специфика документооборота. Организация работы с документами. Понятие документооборота. Совершенствование операций по делопроизводству. Контроль исполнения документов. Информационно-справочная работа. Построение и ведение карточек. Организация работы по обеспечению защиты информации, составляющей коммерческую тайну. Нормативно-правовая основа коммерческой тайны. Определение информации и обозначение документов, содержащих коммерческую тайну, сроков её действия. Организация работы с документами, имеющими гриф «коммерческая тайна» («КТ»). Порядок обеспечения сохранности документов, дел. Порядок допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну. Обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями, представляющими коммерческую тайну, ответственность за её разглашение.

Обучение на компьютере. Практические занятия по соответствующим разделам программы.

Требования к уровню образования

Внимание: в соответствии с требованиями Федерального закона № 273-ФЗ от 29.12.2012 года «Об образовании в Российской Федерации» для зачисления на курсы повышения квалификации ОБЯЗАТЕЛЬНО наличие среднего профессионального, либо высшего образования, подтвержденного соответствующим дипломом. 

Начало занятий в 10.00