Секретарь руководителя. Требования Профстандарта

Курс повышения квалификации

Обучение проводится в соответствии с требованиями профессионального стандарта "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией".

Программа обучения

1. Имидж секретаря и его влияние на имидж организации.

   • Современные требования к секретарю.
   • Профессиональные задачи секретаря.
   • Обязанности, функции и возможности секретаря.
   • Работа секретаря – составляющая успеха организации.
   • Особенности личностных и профессиональных качеств секретаря.
   • Индивидуальный рабочий стиль.
   • Клиентоориентированный подход – особенности современного рынка.

2. Коммуникации секретаря.

   • Деловой этикет.
   • Телефонный этикет: входящие и исходящие телефонные звонки.
   • Правила обработки телефонных звонков.
   • Регистрация входящих звонков.
   • Особенности общения по телефону.
   • Работа с голосом (тембр, тон, четкость, интонации, темп).
   • Виды слушания.
   • Техника активного слушания.
   • Речевой этикет и культура деловой речи.
   • Правила ведения деловых бесед.
   • Способы и приемы вступления в контакт.
   • Техники, позволяющие «разговорить» собеседника.
   • Особенности жестов и иных психологических приемов при общении.
   • Правила делового этикета при представлении и знакомстве.
   • Правила использования визитных карточек.
   • Определение потребности клиента (посетителя) организации по телефону или при личной встрече, решение вопросов в рамках своей компетентности.
   • Приемы управления эмоциональным состоянием собеседника в личном контакте и при общении по телефону.
   • Невербальные коммуникации.
   • Взаиморасположение в пространстве при личном контакте.
   • Конфликтные ситуации.
   • Техника диалогического общения при разрешении конфликта.
   • Техника отказа.

3. Секретарь и руководитель.

   • Определение общих правил работы с руководителем: распорядок дня, рабочее расписание, способы общения с руководителем.
   • Подготовка переговоров (телефонные переговоры, деловые переговоры, встреча в неформальной обстановке).
   • Организация встреч, совещаний, переговоров.
   • Особенности, присущие имиджу Вашего руководителя, всей организации.
   • Тайм-менеджмент.
   • Эффективное управление своим временем.
   • Отработка навыков планирования и организации своего рабочего времени.
   • Прием и регистрация посетителей.
   • Представление.
   • Особенности приема VIP-посетителей, делегаций, специалистов, командированных из других организаций.
   • Устройство в гостиницу.
   • Встреча партнеров, организация предварительной беседы.
   • Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование.
   • Схемы рассадки за столом переговоров.
   • Повестка дня.
   • Участие секретаря в организации деловых приемов.
   • Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, составление схемы рассадки, оформление кувертных карточек.
   • Встреча, приветствие гостей.
   • Подача чая, кофе, прохладительных напитков.
   • Умение говорить и принимать комплименты.
   • «Проблемные» посетители.
   • Посетители, которых в данный момент не могут принять.
   • Выбор подарков партнерам по поручению руководителя.

4. Особенности взаимодействия с коллегами по работе.

   • Взаимоотношения «секретарь - сослуживцы».
   • Взаимоотношения с руководителями структурных подразделений.
   • Использование средств связи для информирования коллег (телефон, Интранет, специальные программы).
   • Корпоративная культура: фирменный стиль организации.

5. Делопроизводство и работа с информацией.

   • Ключевые нормативно-правовые акты по делопроизводству.
   • Документационное обеспечение управления.
   • Функции службы документационного обеспечения управления организации, предприятия (ДОУ).
   • Правила оформления документов.
   • Документирование.ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
   • Виды бланков организации: разработка бланка организации, отвечающего современным требованиям.
   • Бланк, его составные части.
   • Требования к бланкам.
   • Правила оформления управленческих документов.
   • Основные документы управления.
   • Оформление и работа с документами.
   • Адресование документов: даты, состав.
   • Удостоверение документа, порядок согласования и утверждения.
   • Резолюция и требования к ней.
   • Требования к тексту документа.
   • Деление документов на простые и сложные.
   • Типовые тексты.
   • Лингвистические особенности служебных документов.
   • Сценарий составления документов.
   • Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов: организационных (положения, должностные инструкции, протоколы, уставы), распорядительных (приказы, распоряжения, указания, постановления, разрешения) и информационно-справочные документы (акты, справки, письма).
   • Протокол.
   • Информационные документы.
   • Работа с организационно-распорядительной документацией.
   • Прием и первичная обработка документов.
   • Распределение поступивших документов.
   • Номенклатура дел.
   • Экспертиза ценности документа.
   • Регистрация и отправка документов.
   • Специфика документооборота.
   • Организация работы с документами.
   • Понятие документооборота.
   • Совершенствование операций по делопроизводству.
   • Контроль исполнения документов.
   • Информационно-справочная работа.
   • Построение и ведение карточек.
   • Организация работы по обеспечению защиты информации, составляющей коммерческую тайну.
   • Нормативно-правовая основа коммерческой тайны.
   • Определение информации и обозначение документов, содержащих коммерческую тайну, сроков её действия.
   • Организация работы с документами, имеющими гриф «коммерческая тайна» («КТ»).
   • Порядок обеспечения сохранности документов, дел.
   • Порядок допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну.
   • Обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями, представляющими коммерческую тайну, ответственность за её разглашение.

6. Электронный документооборот в организации.

   • Функциональные возможности системы электронного документооборота«1С: Документооборот 8».
   • Организация хранения электронных документов.
   • Экспертиза ценности электронных документов и комплектование архива организации электронными документами.

7. Характерные ошибки в работе с документами.

8. Компьютерные и коммуникационные технологии в деятельности секретаря.

   • Текстовый редактор WORD.
   • Электронные таблицы EXCEL.
   • 1С Предприятие.
   • Интернет: основные понятия о ресурсах.
   • Использование слияния документов Word и Excel для подготовки приказов, распоряжений, организации рассылок.
   • Возможности MICROSOFT OUTLOOK.
   • Дополнительные настройки электронной почты для оптимизации процесса переписки (электронная подпись, сортировка сообщений, автоматическая генерация ответа, настройки календаря, синхронизация с календарем руководителя).

9. Обучение на компьютере.

   • Практические занятия по соответствующим разделам программы.