Профессиональная переподготовка «Документационное обеспечение управления организацией»

Вопрос-ответ

• Что такое документальное обеспечение управления?
  Документальное обеспечение управления — это система документов, которые регулируют деятельность организации, устанавливают правила и порядок ее функционирования, а также фиксируют результаты работы и принятые решения. Эта система является необходимым компонентом эффективного управления, так как обеспечивает контроль над процессами и результатами деятельности организации.
  Документальное обеспечение управления включает в себя различные виды документов, такие как устав, положения, инструкции, правила, приказы, распоряжения, отчеты и др. Каждый из этих документов выполняет свою функцию и имеет свою юридическую силу.
  
  Основные задачи документального обеспечения управления:
  • Регулирование деятельности организации: устанавливает правила и порядок работы организации, определяет полномочия и ответственность сотрудников, устанавливает требования к качеству продукции или услуг;
  • Обеспечение контроля: фиксирует результаты работы и принятые решения, позволяет оценивать эффективность деятельности, определять причины неполадок и принимать меры для их устранения;
  • Защита прав и интересов организации: обеспечивает юридическую защиту организации в случае возникновения споров или конфликтов с контрагентами, сотрудниками, органами государственной власти и др.
  Таким образом, документальное обеспечение управления является неотъемлемой частью работы организации и имеет важное значение для эффективного управления и достижения поставленных целей.
• Как повысить квалификацию в документационном обеспечении управления организацией?
  Для повышения квалификации в области документационного обеспечения управления организацией можно использовать следующие способы:
  1. Прохождение курсов и тренингов. Существует множество курсов и тренингов, направленных на повышение квалификации в области документационного обеспечения управления. Они могут быть как очные, так и дистанционные, и позволяют получить знания и навыки по созданию, управлению и хранению документов;
  2. Самостоятельное изучение литературы. Существует множество книг, статей, методических пособий, посвященных документационному обеспечению управления. Изучение такой литературы позволяет получить теоретические знания и практические навыки, которые могут быть использованы в работе;
  3. Участие в проектах и задачах, связанных с документационным обеспечением управления. Участие в таких проектах позволяет получить опыт и применить знания и навыки в практической работе;
  4. Общение и обмен опытом с коллегами. Общение с коллегами, которые имеют опыт работы в области документационного обеспечения управления, позволяет получить новые идеи, узнать о лучших практиках и методах работы;
  5. Практическая работа. Непосредственная работа с документами позволяет накапливать опыт и получать практические навыки работы с ними.
  Таким образом, повышение квалификации в области документационного обеспечения управления организацией может осуществляться через различные способы, и эффективность повышения квалификации будет зависеть от выбранного способа и его соответствия конкретным потребностям и задачам.
• Как пройти обучение в документационном обеспечении управления организацией?
  Для того, чтобы пройти обучение в документационном обеспечении управления организацией, можно использовать следующие способы:
  1. Пройти курсы повышения квалификации. Существует множество курсов, тренингов и семинаров, которые организуются различными учебными заведениями, консалтинговыми фирмами и другими организациями. Эти курсы могут быть как очными, так и дистанционными, и охватывать различные аспекты документационного обеспечения управления;
  2. Изучить специальную литературу. Существует множество книг, статей, методических пособий и других материалов, посвященных документационному обеспечению управления организацией. Изучение такой литературы позволяет получить теоретические знания и практические навыки;
  3. Обучение в рамках проектов и задач. Участие в проектах и задачах, связанных с документационным обеспечением управления организацией, позволяет получить практический опыт и навыки работы с документами;
  4. Общение и обмен опытом с коллегами. Общение с коллегами, которые имеют опыт работы в области документационного обеспечения управления, позволяет получить новые идеи, узнать о лучших практиках и методах работы;
  5. Практическая работа. Непосредственная работа с документами позволяет накапливать опыт и получать практические навыки работы с ними.
  Таким образом, для того, чтобы пройти обучение в документационном обеспечении управления организацией, можно использовать различные способы и выбрать тот, который наиболее соответствует конкретным потребностям и задачам.
• Какие функции выполняет специалист по-документационному обеспечению управления организацией?
  Специалист по документационному обеспечению управления организацией выполняет следующие функции:
  1. Организация системы документооборота в организации, разработка политики документационного обеспечения управления;
  2. Разработка и внедрение нормативных документов, регламентирующих порядок документирования и управления документами в организации;
  3. Контроль за соблюдением требований законодательства и внутренних нормативных документов по документационному обеспечению;
  4. Обучение персонала правилам документирования и организации документационного обеспечения;
  5. Разработка и совершенствование методик и процедур обработки, хранения и уничтожения документов, контроль за их исполнением;
  6. Организация и контроль за электронным документооборотом в организации;
  7. Совершенствование системы документации и информационной базы организации.
  Целью работы специалиста по документационному обеспечению управления организацией является обеспечение правильного и своевременного оформления документов, хранения и обработки информации в организации.
• Что входит в нормативно методическую базу документационного обеспечения управления?
  1. Акты приема-передачи документов. Этот документ оформляется при передаче документов в архив и содержит перечень всех переданных документов;
  2. Журнал учета документов. В журнале фиксируются сведения о приеме, хранении, передаче и уничтожении документов. Для каждого документа указываются его наименование, номер, даты поступления и передачи, сроки хранения, а также реквизиты акта приема-передачи;
  3. Описи дел. Описи дел составляются для группы документов, хранящихся в архиве. Опись дел содержит перечень всех документов, входящих в дело, их описание, а также сведения о сроках хранения и порядке уничтожения;
  4. Хранение документов в архивах. Документы в архивах хранятся в специальных условиях, которые обеспечивают их сохранность и доступность для использования в будущем;
  
  Оформление документов по учету в архивах обычно регламентируется нормативно-правовыми актами, утвержденными в организации. Однако, общие правила оформления документов такие:
  • Документы должны быть оформлены на бумажных носителях с использованием читаемых шрифтов и надлежащим написанием;
  • Документы должны иметь реквизиты, которые позволяют идентифицировать их и установить их отношения к конкретной организации или подразделению;
  • Все документы должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами и требованиями, установленными в организации или законодательстве.
• Каким документом регламентируется делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти?
  Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти регулируется приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 16 февраля 2016 года № 84 "Об утверждении Административного регламента Министерства экономического развития Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по управлению делами". Этот документ устанавливает порядок работы с документами в органах государственной власти, включая регистрацию входящих документов, оформление и учет исходящих документов, хранение дел и документов, а также иные вопросы, связанные с организацией делопроизводства в органах исполнительной власти.
• Какой из видов номенклатуры дел является нормативным документом?
  Номенклатура дел - это перечень дел, который устанавливает правила и порядок их оформления, регистрации и хранения в организации. Одним из видов номенклатуры дел является номенклатура дел нормативно-правовых актов, которая включает в себя перечень дел, связанных с правовыми актами, принятыми в организации, их регистрацией, хранением, контролем и анализом. Таким образом, номенклатура дел нормативно-правовых актов является нормативным документом, который регулирует делопроизводство в организации и определяет правила работы с документами, связанными с правовыми актами.
• Какие основные документы по учету в архивах и порядок их оформления?
  Основные документы по учету в архивах обычно включают следующее:
  1. Акты приема-передачи документов. Этот документ оформляется при передаче документов в архив и содержит перечень всех переданных документов;
  2. Журнал учета документов. В журнале фиксируются сведения о приеме, хранении, передаче и уничтожении документов. Для каждого документа указываются его наименование, номер, даты поступления и передачи, сроки хранения, а также реквизиты акта приема-передачи;
  3. Описи дел. Описи дел составляются для группы документов, хранящихся в архиве. Опись дел содержит перечень всех документов, входящих в дело, их описание, а также сведения о сроках хранения и порядке уничтожения;
  4. Хранение документов в архивах. Документы в архивах хранятся в специальных условиях, которые обеспечивают их сохранность и доступность для использования в будущем.
  
  Оформление документов по учету в архивах обычно регламентируется нормативно-правовыми актами, утвержденными в организации. Однако, общие правила оформления документов такие:
  • Документы должны быть оформлены на бумажных носителях с использованием читаемых шрифтов и надлежащим написанием;
  • Документы должны иметь реквизиты, которые позволяют идентифицировать их и установить их отношения к конкретной организации или подразделению;
  • Все документы должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами и требованиями, установленными в организации или законодательстве.