Повышение квалификации по курсу «Номенклатура дел с новыми сроками хранения (семинар)»

Вопрос-ответ

• Что должно входить в номенклатуру дел?
  Номенклатура дел (или классификация документов) - это система, которая позволяет различать и сортировать документы по тематике, типу и сроку хранения. Она может включать в себя различные категории документов, например:
  Документы об организации и управлении компанией;
  Документы о финансовой отчетности;
  Документы, связанные с регулированием и нормативными актами;
  Документы, касающиеся сотрудников и их кадровой документации;
  Документы, связанные с производством и операционной деятельностью;
  Документы, связанные с клиентами и партнерами;
  Документы, связанные с закупками и заказами;
  Документы, связанные с соблюдением законодательных требований и нормативных актов, таких как документы, связанные с охраной труда, охраной окружающей среды, защитой информации и т.д.
  Важно отметить, что номенклатура дел может отличаться в зависимости от организации и ее отрасли, и должна быть периодически обновляема и адаптирована к изменениям в бизнесе
• Кто должен составлять номенклатуру дел?
  Номенклатура дел (или классификация документов) составляется для каждой организации индивидуально, и может быть составлена различными специалистами в зависимости от отрасли и размера компании.
  Обычно составление номенклатуры дел входит в обязанности документоведа или специалиста по управлению докумеентами. Этот специалист должен иметь опыт и знания в области управления документацией, а также знать законодательные требования и нормативные акты, которые касаются документооборота в организации.
  Также в составлении номенклатуры дел может принимать участие руководители отделов и другие специалисты, которые имеют практический опыт работы с документами в конкретной отрасли или сфере деятельности организации
• Что такое номенклатура дел простыми словами?
  Номенклатура дел - это система классификации документов, которая позволяет организовать и управлять документами в организации. Это список различных типов документов, которые используются в компании и как они должны быть хранены и обрабатывается. Это помогает легко найти нужный документ, когда он нужен и обеспечивает соответствие законодательным требованиям и нормативов
  Номенклатура дел- это систематизированный перечень заголовков дел, которые ежегодно ведут в организации
• Как часто нужно менять номенклатуру дел?
  Номенклатура дел должна быть периодически обновляема, чтобы обеспечить ее актуальность и соответствие с текущими законодательными требованиями и практикой организации.
  С точки зрения законодательства номенклатура дел меняется 1 раз в год, если в текущем году не приняты новые законы, регламентирующие разработку номенклатуры дел. В таком случае придется дважды разрабатывать и утверждать номенклатуру дел
• Зачем нужна номенклатура?
  Номенклатура необходима для того, чтобы организовать и управлять документами в организации. Она позволяет:
  Классифицировать документы по видам, что облегчает их поиск и распределение.
  Обеспечивать соответствие законодательным требованиям и нормам организации по хранению и обработке документов.
  Улучшать контроль управления документооборотом организации, что может повысить эффективность и производительность организации.
  Обеспечивать сохранность документов, защищая их от утраты или утечки конфиденциальной информации.
  В целом, номенклатура дел является важным инструментом для эффективного управления документами и обеспечения их оперативное и архивное хранение
• Кто оформляет номенклатуру дел?
  Номенклатуру дел оформляет делопроизводитель или отдел делопроизводства в организации. Этот специалист или отдел отвечает за составление, обновление и сопровождение номенклатуры дел. Они обеспечивают, чтобы все документы, которые обрабатываются и хранятся в организации, включены в номенклатуру и что она всегда актуальна.
  Сводную номенклатуру дел , как правило, составляет отдел делопроизводства в организации
• кто утверждает номенклатуру дел
  Номенклатура дел утверждается руководителем или руководством организации.
  Они отвечают за то, чтобы номенклатура была составлена и содержала все необходимые документы, которые нужно обрабатывать и хранить в организации. Утверждение номенклатуры дел обеспечивает, что все документы, которые обрабатываются и хранятся в организации, оформлены и соответствуют нормативным документам и инструкции по делопроизводству