Номенклатура дел организации (вебинар)

Вопрос-ответ

• Нет опыта никакого в составлении номенклатуры, буду делать это в первый раз. Учреждение небольшое, нет структурных подразделений. С чего начать? Архив с 1993 года, я посмотрела в приказах по личному составу вшиты прием, перевод и отпуск очередной все вместе. Мне сейчас их расшивать и изымать из дел?
  Расшивать дела не рекомендуем, потому что при расшивке дел возможна утрата нужных документов. Если подобные дела сформированы в организации, то лучше их хранить в том виде, в котором они уже существуют, а новые дела формировать в соответствии с требованиями законодательства
• В январе ожидается внесение изменений в Устав, поменяется наименование. Если мы сейчас утвердим номенклатуру на 2022 год декабрем, после изменений нужно будет утверждать новую номенклатуру?
  Существуют 2 варианта:
  
  1) если не изменилась структура организации, то номенклатуру дел не нужно перерабатывать;
  
  2) если структура организации утверждена новая, то номенклатуру дел необходимо разработать новую и утвердить приказом руководителя
• Чем руководствоваться при присвоении кода структурного подразделения?
  Руководствоваться при кодировании документов в организации необходимо иерархией в утвержденной организационной структуре. Кодирование документов условное и каждая организация самостоятельно решает принципы кодирования.
• А что значит электронный документ (пример?)?
  Электронный документ - это документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью. Если документ не подписан электронной подписью и не зарегистрирован, то документом не является. Это черновик или проект документа
• Как составляется номенклатура дел?
  Номенклатура дел является системой классификации, которая используется для организации и управления документами и информацией. Она состоит из набора категорий и подкатегорий документов, которые помогают систематизировать информацию и упростить ее поиск. Составление номенклатуры начинается с определения целей и задач организации, которые необходимо решить с помощью классификации. затем создаются основные категории, которые отражают основные направления деятельности и виды документов. Специалисты рекомендуют использовать структуру организации при формировании номенклатуры дел. Далее разрабатываются подкатегории, которые детализируют виды документов. Важно разработать и утвердить систему кодирования документов для каждой категории (вида), чтобы обеспечить более быстрый поиск нужных документов
• Что устанавливает типовая номенклатура дел?
  Типовая номенклатура дел- это система классификации дел отрасли. либо предприятий определенной отрасли, которая помогает систематизировать и категоризировать различные виды дел в организации. Она состоит из различных категорий и подкатегорий, которые помогают определить тип дела и определить, кто несет ответственность за документа. Она помогает оптимизировать рабочий процесс
• Что такое индивидульная номенклатура дел?
  Индивидуальная номенклатура дел - это система классификации дел, которая разрабатывается и используется специфически для одной конкретной организации или департамента (отдела). Она может отличаться от типовой номенклатуры дел в зависимости от особенностей и специфики работы организации. Индивидуальная номенклатура дел позволяет более точно идентифицировать и категоризировать дела, что может способствовать эффективной организации работы и улучшению качества хранения дел и их поиска
• Когда вводится в действие сводная номенклатура дел?
  Сводная номенклатура дел вводится в действие, когда необходимо создать единый список дел, который может быть использован несколькими организациями или департаментами, отделами, структурными подразделениями. Это полезно для создания единого стандарта классификации дел и совместной работы разных организаций или департаментов (отделов). Сводная номенклатура дел формируется на основании номенклатура структурных подразделений и утверждается приказом руководителя
• Что такое номенклатура дел?
  Номенклатура дел - это системный список дел, которые должны быть в организации. Она включает в себя наименование дела, сроки хранения каждого дела, помогая определить повысить эффективность работы службы делопроизводства и организации, в целом. Номенклатура дел может быть составлена ​​на один год, утверждена приказом руководителя организации. Разрабатывается номенклатура дел в конце года на следующий делопроизводственный год.
• Для чего необходима номенклатура дел?
  Номенклатура дел необходима:
  Формирования документального фонда организации.
  Группировки исполненных документов в дела, систематизации, и учета дел
  Используется для составления описей дел структурных подразделений, постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу
  Составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения
• Какие сроки хранения документов бывают?
  Сроки хранения документов в делопроизводстве определены ПТУАД 2020 года:
  - постоянного срока хранения;
  - до ликвидации надобности;
  - до ликвидации организации;
  - 50 лет ЭПК;
  - 75 лет ЭПК
• Сколько хранятся приказы по основной деятельности?
  Приказы по основной деятельности организации в соответствии со статьей 19 ПТУАД хранятся постоянно
• Сколько хранить приказы по административно-хозяйственной деятельности?
  Приказы по административно-хозяйственной деятельности организации хранятся 5 лет. Не нужно путать с приказами по основной деятельности, которые хранятся постоянно!
• Можно ли хранить приказы и распоряжения в одном деле?
  Приказы и распоряжения - это разные виды документов, поэтому должны храниться в разных делах с разными индексами. И они не могут быть обозначены в номенклатуре дел в одном заголовке
• Сколько должно быть журналов регистрации приказов?
  На каждый вид приказов должен быть заведен отдельный журнал регистрации приказов, который хранится только на бумажном носителе! Журналы должны быть обязательно в организации. Отсутствие журнала регистрации приказов - наиболее частая ошибка, которая встречается при проверках организаций