Секретарь руководителя. Требования Профстандарта

Программа обучения

• Секретарь руководителя. Требования Профстандарта
  • Имидж секретаря и его влияние на имидж организации
    Современные требования к секретарю
    Профессиональные задачи секретаря
    Обязанности, функции и возможности секретаря
    Работа секретаря – составляющая успеха организации
    Особенности личностных и профессиональных качеств секретаря
    Индивидуальный рабочий стиль
    Клиентоориентированный подход – особенности современного рынка.
  • Коммуникации секретаря
    Деловой этикет
    Телефонный этикет: входящие и исходящие телефонные звонки
    Правила обработки телефонных звонков
    Регистрация входящих звонков
    Особенности общения по телефону
    Работа с голосом (тембр, тон, четкость, интонации, темп)
    Виды слушания
    Техника активного слушания
    Речевой этикет и культура деловой речи
    Правила ведения деловых бесед
    Способы и приемы вступления в контакт
    Техники, позволяющие «разговорить» собеседника
    Особенности жестов и иных психологических приемов при общении
    Правила делового этикета при представлении и знакомстве
    Правила использования визитных карточек
    Определение потребности клиента (посетителя) организации по телефону или при личной встрече, решение вопросов в рамках своей компетентности
    Приемы управления эмоциональным состоянием собеседника в личном контакте и при общении по телефону
    Невербальные коммуникации
    Взаиморасположение в пространстве при личном контакте
    Конфликтные ситуации
    Техника диалогического общения при разрешении конфликта
    Техника отказа.
  • Секретарь и руководитель
    Определение общих правил работы с руководителем: распорядок дня, рабочее расписание, способы общения с руководителем
    Подготовка переговоров (телефонные переговоры, деловые переговоры, встреча в неформальной обстановке)
    Организация встреч, совещаний, переговоров
    Особенности, присущие имиджу Вашего руководителя, всей организации
    Тайм-менеджмент
    Эффективное управление своим временем
    Отработка навыков планирования и организации своего рабочего времени
    Прием и регистрация посетителей
    Представление
    Особенности приема VIP-посетителей, делегаций, специалистов, командированных из других организаций
    Устройство в гостиницу
    Встреча партнеров, организация предварительной беседы
    Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование
    Схемы рассадки за столом переговоров
    Повестка дня
    Участие секретаря в организации деловых приемов
    Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, составление схемы рассадки, оформление кувертных карточек
    Встреча, приветствие гостей
    Подача чая, кофе, прохладительных напитков
    Умение говорить и принимать комплименты
    «Проблемные» посетители
    Посетители, которых в данный момент не могут принять
    Выбор подарков партнерам по поручению руководителя
    
  • Особенности взаимодействия с коллегами по работе
    Взаимоотношения «секретарь - сослуживцы»
    Взаимоотношения с руководителями структурных подразделений
    Использование средств связи для информирования коллег (телефон, Интранет, специальные программы)
    Корпоративная культура: фирменный стиль организации.
  • Делопроизводство и работа с информацией
    Ключевые нормативно-правовые акты по делопроизводству
    Документационное обеспечение управления
    Функции службы документационного обеспечения управления организации, предприятия (ДОУ). Правила оформления документов
    Документирование.ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
    Виды бланков организации: разработка бланка организации, отвечающего современным требованиям
    Бланк, его составные части
    Требования к бланкам
    Правила оформления управленческих документов
    Основные документы управления
    Оформление и работа с документами
    Адресование документов: даты, состав
    Удостоверение документа, порядок согласования и утверждения
    Резолюция и требования к ней
    Требования к тексту документа
    Деление документов на простые и сложные
    Типовые тексты
    Лингвистические особенности служебных документов
    Сценарий составления документов
    Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов: организационных (положения, должностные инструкции, протоколы, уставы), распорядительных (приказы, распоряжения, указания, постановления, разрешения) и информационно-справочные документы (акты, справки, письма)
    Протокол
    Информационные документы
    Работа с организационно-распорядительной документацией
    Прием и первичная обработка документов
    Распределение поступивших документов
    Номенклатура дел
    Экспертиза ценности документа
    Регистрация и отправка документов
    Специфика документооборота
    Организация работы с документами
    Понятие документооборота
    Совершенствование операций по делопроизводству
    Контроль исполнения документов
    Информационно-справочная работа
    Построение и ведение карточек
    Организация работы по обеспечению защиты информации, составляющей коммерческую тайну
    Нормативно-правовая основа коммерческой тайны
    Определение информации и обозначение документов, содержащих коммерческую тайну, сроков её действия
    Организация работы с документами, имеющими гриф «коммерческая тайна» («КТ»)
    Порядок обеспечения сохранности документов, дел
    Порядок допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну
    Обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями, представляющими коммерческую тайну, ответственность за её разглашение.
  • Электронный документооборот в организации
    Функциональные возможности системы электронного документооборота «1С: Документооборот 8»
    Организация хранения электронных документов
    Экспертиза ценности электронных документов и комплектование архива организации электронными документами.
  • Характерные ошибки в работе с документами
  • Компьютерные и коммуникационные технологии в деятельности секретаря
    Текстовый редактор WORD
    Электронные таблицы EXCEL
    1С Предприятие
    Интернет: основные понятия о ресурсах
    Использование слияния документов Word и Excel для подготовки приказов, распоряжений, организации рассылок
    Возможности MICROSOFT OUTLOOK
    Дополнительные настройки электронной почты для оптимизации процесса переписки (электронная подпись, сортировка сообщений, автоматическая генерация ответа, настройки календаря, синхронизация с календарем руководителя).

Читайте статью Особенности взаимодействия: секретарь и руководитель