Секретарь руководителя. Требования Профстандарта

Программа обучения

• Имидж секретаря и его влияние на имидж организации.
  • Современные требования к секретарю.
  • Профессиональные задачи секретаря.
  • Обязанности, функции и возможности секретаря.
  • Работа секретаря – составляющая успеха организации.
  • Особенности личностных и профессиональных качеств секретаря.
  • Индивидуальный рабочий стиль.
  • Клиентоориентированный подход – особенности современного рынка.
  • Коммуникации секретаря.
  • Деловой этикет.
  • Телефонный этикет: входящие и исходящие телефонные звонки.
  • Правила обработки телефонных звонков.
  • Регистрация входящих звонков.
  • Особенности общения по телефону.
  • Работа с голосом (тембр, тон, четкость, интонации, темп).
  • Виды слушания. Техника активного слушания. Речевой этикет и культура деловой речи.
  • Правила ведения деловых бесед. Способы и приемы вступления в контакт. Техники, позволяющие «разговорить» собеседника. Особенности жестов и иных психологических приемов при общении. Правила делового этикета при представлении и знакомстве. Правила использования визитных карточек.
  • Определение потребности клиента (посетителя) организации по телефону или при личной встрече, решение вопросов в рамках своей компетентности. Приемы управления эмоциональным состоянием собеседника в личном контакте и при общении по телефону. Невербальные коммуникации. Взаиморасположение в пространстве при личном контакте. Конфликтные ситуации. Техника диалогического общения при разрешении конфликта. Техника отказа.
  • Секретарь и руководитель.
  • Определение общих правил работы с руководителем: распорядок дня, рабочее расписание, способы общения с руководителем.
  • Подготовка переговоров (телефонные переговоры, деловые переговоры, встреча в неформальной обстановке).
  • Организация встреч, совещаний, переговоров.
  • Особенности, присущие имиджу Вашего руководителя, всей организации.
  • Тайм-менеджмент. Эффективное управление своим временем. Отработка навыков планирования и организации своего рабочего времени.
  • Прием и регистрация посетителей. Представление. Особенности приема VIP-посетителей, делегаций, специалистов, командированных из других организаций. Устройство в гостиницу. Встреча партнеров, организация предварительной беседы.
  • Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Схемы рассадки за столом переговоров. Повестка дня.
  • Участие секретаря в организации деловых приемов. Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, составление схемы рассадки, оформление кувертных карточек. Встреча, приветствие гостей. Подача чая, кофе, прохладительных напитков. Умение говорить и принимать комплименты. «Проблемные» посетители. Посетители, которых в данный момент не могут принять. Выбор подарков партнерам по поручению руководителя.
  • Особенности взаимодействия с коллегами по работе.
  • Взаимоотношения «секретарь - сослуживцы».
  • Взаимоотношения с руководителями структурных подразделений.
  • Использование средств связи для информирования коллег (телефон, Интранет, специальные программы).
  • Корпоративная культура: фирменный стиль организации.
  • Делопроизводство и работа с информацией.
  • Ключевые нормативно-правовые акты по делопроизводству. Документационное обеспечение управления. Функции службы документационного обеспечения управления организации, предприятия (ДОУ). Правила оформления документов. Документирование.ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
  • Правила оформления управленческих документов. Основные документы управления. Оформление и работа с документами. Адресование документов: даты, состав. Удостоверение документа, порядок согласования и утверждения. Резолюция и требования к ней.
  • Требования к тексту документа. Деление документов на простые и сложные. Типовые тексты. Лингвистические особенности служебных документов. Сценарий составления документов.
  • Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов: организационных (положения, должностные инструкции, протоколы, уставы), распорядительных (приказы, распоряжения, указания, постановления, разрешения) и информационно-справочные документы (акты, справки, письма). Протокол. Информационные документы.
  • Работа с организационно-распорядительной документацией. Прием и первичная обработка документов. Распределение поступивших документов. Номенклатура дел. Экспертиза ценности документа. Регистрация и отправка документов.
  • Специфика документооборота. Организация работы с документами. Понятие документооборота. Совершенствование операций по делопроизводству. Контроль исполнения документов. Информационно-справочная работа. Построение и ведение карточек. Организация работы по обеспечению защиты информации, составляющей коммерческую тайну. Нормативно-правовая основа коммерческой тайны. Определение информации и обозначение документов, содержащих коммерческую тайну, сроков её действия. Организация работы с документами, имеющими гриф «коммерческая тайна» («КТ»). Порядок обеспечения сохранности документов, дел. Порядок допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну. Обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями, представляющими коммерческую тайну, ответственность за ее разглашение.
  • Электронный документооборот в организации.
  • Функциональные возможности системы электронного документооборота«1С: Документооборот 8».
  • Организация хранения электронных документов.
  • Экспертиза ценности электронных документов и комплектование архива организации электронными документами.
  • Характерные ошибки в работе с документами.
  • Компьютерные и коммуникационные технологии в деятельности секретаря. Текстовый редактор WORD. Электронные таблицы EXCEL.
  • 1С Предприятие.
  • Интернет: основные понятия о ресурсах.
  • Использование слияния документов Word и Excel для подготовки приказов, распоряжений, организации рассылок.
  • Возможности MICROSOFT OUTLOOK.
  • Дополнительные настройки электронной почты для оптимизации процесса переписки (электронная подпись, сортировка сообщений, автоматическая генерация ответа, настройки календаря, синхронизация с календарем руководителя).
  • Обучение на компьютере. Практические занятия по соответствующим разделам программы.