Секретарь руководителя. Требования Профстандарта

Программа обучения

• Секретарь руководителя. Требования Профстандарта
  • 1. Имидж секретаря и его влияние на имидж организации
    - Современные требования к секретарю;
    - Профессиональные задачи секретаря;
    - Обязанности, функции и возможности секретаря;
    - Работа секретаря – составляющая успеха организации;
    - Особенности личностных и профессиональных качеств секретаря;
    - Индивидуальный рабочий стиль;
    - Клиентоориентированный подход;
    - Особенности современного рынка;
  • 2. Коммуникации секретаря
    - Деловой этикет;
    - Телефонный этикет: входящие и исходящие телефонные звонки;
    - Правила обработки телефонных звонков;
    - Регистрация входящих звонков;
    - Особенности общения по телефону;
    - Работа с голосом (тембр, тон, четкость, интонации, темп);
    - Виды слушания;
    - Техника активного слушания;
    - Речевой этикет и культура деловой речи;
    - Правила ведения деловых бесед;
    - Способы и приемы вступления в контакт;
    - Техники, позволяющие «разговорить» собеседника;
    - Особенности жестов и иных психологических приемов при общении;
    - Правила делового этикета при представлении и знакомстве;
    - Правила использования визитных карточек;
    - Определение потребности клиента (посетителя) организации по телефону или при личной встрече, решение вопросов в рамках своей компетентности;
    - Приемы управления эмоциональным состоянием собеседника в личном контакте и при общении по телефону;
    - Невербальные коммуникации;
    - Взаиморасположение в пространстве при личном контакте;
    - Конфликтные ситуации;
    - Техника диалогического общения при разрешении конфликта;
    - Техника отказа;
  • 3. Секретарь и руководитель
    - Определение общих правил работы с руководителем: распорядок дня, рабочее расписание, способы общения с руководителем;
    - Подготовка переговоров (телефонные переговоры, деловые переговоры, встреча в неформальной обстановке);
    - Организация встреч, совещаний, переговоров;
    - Особенности, присущие имиджу вашего руководителя, всей организации;
    - Тайм-менеджмент;
    - Эффективное управление своим временем;
    - Отработка навыков планирования и организации своего рабочего времени;
    - Прием и регистрация посетителей;
    - Представление;
    - Особенности приема VIP-посетителей, делегаций, специалистов, командированных из других организаций;
    - Устройство в гостиницу;
    - Встреча партнеров, организация предварительной беседы;
    - Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование;
    - Схемы рассадки за столом переговоров;
    - Повестка дня;
    - Участие секретаря в организации деловых приемов;
    - Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, составление схемы рассадки, оформление кувертных карточек;
    - Встреча, приветствие гостей;
    - Подача чая, кофе, прохладительных напитков;
    - Умение говорить и принимать комплименты;
    - «Проблемные» посетители;
    - Посетители, которых в данный момент не могут принять;
    - Выбор подарков партнерам по поручению руководителя;
    
  • 4. Особенности взаимодействия с коллегами по работе
    - Взаимоотношения «секретарь - сослуживцы»;
    - Взаимоотношения с руководителями структурных подразделений;
    - Использование средств связи для информирования коллег (телефон, Интранет, специальные программы);
    - Корпоративная культура: фирменный стиль организации;
  • 5. Делопроизводство и работа с информацией
    - Ключевые нормативно-правовые акты по делопроизводству;
    - Документационное обеспечение управления;
    - Функции службы документационного обеспечения управления организации, предприятия (ДОУ);
    - Правила оформления документов;
    - Документирование. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу;
    - Организационно-распорядительная документация;
    - Требования к оформлению документов»;
    - Виды бланков организации: разработка бланка организации, отвечающего современным требованиям;
    - Бланк, его составные части;
    - Требования к бланкам;
    - Правила оформления управленческих документов;
    - Основные документы управления;
    - Оформление и работа с документами;
    - Адресование документов: даты, состав;
    - Удостоверение документа, порядок согласования и утверждения;
    - Резолюция и требования к ней;
    - Требования к тексту документа;
    - Деление документов на простые и сложные;
    - Типовые тексты;
    - Лингвистические особенности служебных документов;
    - Сценарий составления документов;
    - Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов: организационных (положения, должностные инструкции, протоколы, уставы), распорядительных (приказы, распоряжения, указания, постановления, разрешения) и информационно-справочные документы (акты, справки, письма);
    - Протокол;
    - Информационные документы;
    - Работа с организационно-распорядительной документацией;
    - Прием и первичная обработка документов;
    - Распределение поступивших документов;
    - Номенклатура дел;
    - Экспертиза ценности документа;
    - Регистрация и отправка документов;
    - Специфика документооборота;
    - Организация работы с документами;
    - Понятие документооборота;
    - Совершенствование операций по делопроизводству;
    - Контроль исполнения документов;
    - Информационно-справочная работа;
    - Построение и ведение карточек;
    - Организация работы по обеспечению защиты информации, составляющей коммерческую тайну;
    - Нормативно-правовая основа коммерческой тайны;
    - Определение информации и обозначение документов, содержащих коммерческую тайну, сроков её действия;
    - Организация работы с документами, имеющими гриф «коммерческая тайна» («КТ»);
    - Порядок обеспечения сохранности документов, дел;
    - Порядок допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну;
    - Обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями, представляющими коммерческую тайну, ответственность за её разглашение;
  • 6. Электронный документооборот в организации
    - Организация хранения электронных документов;
    - Экспертиза ценности электронных документов и комплектование архива организации электронными документами;
  • 7. Характерные ошибки в работе с документами;
  • 8. Компьютерные и коммуникационные технологии в деятельности секретаря
    - Текстовый редактор WORD;
    - Электронные таблицы EXCEL;
    - 1С Предприятие;
    - Интернет: основные понятия о ресурсах;
    - Использование слияния документов Word и Excel для подготовки приказов, распоряжений, организации рассылок;
    - Возможности MICROSOFT OUTLOOK;
    - Дополнительные настройки электронной почты для оптимизации процесса переписки (электронная подпись, сортировка сообщений, автоматическая генерация ответа, настройки календаря, синхронизация с календарем руководителя).

Читайте статью Особенности взаимодействия: секретарь и руководитель