Повышение квалификации по курсу «Архив кадровых документов»

Вопрос-ответ

• Как хранить личные карточки т-2 уволенных сотрудников?
  Личные карточки работников относятся к категории документов, подлежащих обязательному хранению
  По окончанию календарного года личные карточки уволенных работников нужно сформировать в дела по алфавиту фамилий.
  Если в организации небольшая численность и мало уволенных работников в течение календарного (одного) года, то разрешается сформировать одно дела с личными карточками дел за несколько лет.
  В случае большой организации возможно формирование самостоятельных дел, например, личных карточек руководителей (при большом количестве таких дел).
• Как хранить приказы по личному составу?
  Приказы по личному составу или распоряжения формируют в отдельные дела в соответствии со сроками хранения по каждому году.
  Внутри дела документы располагаются по хронологии в порядке номеров, полученных в течение календарного года.
• Сколько хранятся основания к приказам по личному составу?
  ПТУАД 2019 года в статье 434 определяет, что основания к приказам по личному составу имеют такой же срок хранения, как и сами приказы.
  К основаниям относятся: заявления работников и служебные записки.
  То есть, храниться они должны от 3 лет до 50 или 75 лет.
  И еще один нюанс: папок с основаниями ( количество дел) в организации должно быть столько же, сколько видов приказов по личному составу существует в организации. Например существуют дела: — приказы об отпусках (срок хранения 5 лет);
  - основания к приказам об отпусках (срок хранения 5 лет);
  — приказы о поощрениях и взысканиях (срок хранения 3 года);
  - основания к приказам о поощрениях и взысканиях (срок хранения 3 года);
  — приказы по личному составу (срок хранения 50 лет);
  - основания к приказам по личному составу (прием на работу и увольнения) - срок хранения как и у самих приказов - 50 лет Основания к приказам оформлять для передачи на хранение необходимо также, как и все дела по личному составу: (нумеруете листы, оформляете лист заверитель, оформляете обложку дела, и документы внутри дела располагаете в хронологическом порядке) Итак, новый Перечень типовых управленческих документов, утвержденный в 2020 году определил новые правила хранения оснований к приказам.
• Оформление дел по личному составу. Что это такое?
  С точки зрения делопроизводства оформление дел по личному составу - это комплекс работ, который включает в себя:
  • подшивку (переплет) дел;
  • нумерацию листов дела;
  • составление заверительной надписи;
  • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
  • оформление обложки дела.
  
  Оформление дела осуществляется в твердую обложку и все документы подшиваются в 4 прокола. Из документов удалите все предметы: скрепки, закладки, наклейки, скобы и другие. В деле хранятся только документы в бумажном виде.
  В конец дела необходимо подшить бланк листа заверителя.
  Далее все листы, кроме листов внутренней описи и листа заверителя, нужно пронумеровать в правом верхнем углу простым карандашом (ручку нельзя использовать).
  Допускается использование автоматического нумератора.
  
  Если в дело подшивается конверт, то сначала нумеруется конверт, а потом все вложения по порядку, которые находятся в конверте.
  Таким образом, нумеруете все до единого документа (листы) в деле.
  
  Заверительную надпись оформляете по установленной форме и только на отдельном листе заверителе.
  Лист заверитель не разрешается выносить на оборот последнего документа или на обложку дела. Это нарушение правил оформления дела.
  В листе заверителе отобразите все сведения о документах дела: о количестве документов, об отсутствующих документах, о пропущенных листах, о двусторонней печати документа (листы с оборотом), о наличии конвертов и обязательно поставьте количество листов по каждому пункту.
• Как оформить обложку дела по личному составу?
  При оформлении обложки дела по личному составу нужно отразить реквизиты:
  
  - наименование организации, подчиненность;
  - наименование структурного подразделения;
  - индекс дела;
  - заголовок дела;
  - крайние даты дела;
  - количество листов дела;
  - срок хранения дела;
  - архивный шифр дела.
• Виды документов по личному составу
  К документам по личному составу относятся:
  - документы о трудовой деятельности работников, в том числе на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
  - документы по учету кадров;
  - документы по расчетам заработной платы и других выплат;
  - документы по охране труда
  
• В 2022 году за какой год можно уничтожить графики отпусков?
  Графики отпусков в 2022 году можно уничтожить включительно по 2018 год
• За какой год могут быть уничтожены кадровые документы в 2022 году
  В текущем 2022 году можно уничтожить дела, относящиеся к кадровым документам, которые имеют 5 летний срок хранения по 2016 год
• Что такое архив документов?
  Архив документов представляет собой систематизированное хранение различных видов документов для последующего использования. Они могут содержать материалы различного характера, включая письменные документы, фотографии, карточки, плакаты, аудио- и видеозаписи, электронные данные, приказы о приеме на работу, личные дела работников и многие другие типы информационных материалов. Специфическая функция архивов заключается в организации хранения и организации доступа к документам, которые имеют историческую ценность. Эти документы используются для подтверждения событий, действий, условий или решений, а также служат источником первичных данных для исследователей. Архивные документы представляют собой фундаментальное свидетельство о человеческой истории. Они могут помочь людям понять прошлое, осмыслить настоящее и предсказать возможные тенденции будущего. В процессе управления архивами архивисты обеспечивают прием документов на хранение, описание, сохранность и доступность документов. Они также помогают пользователю понять контекст, в котором эти документы были созданы и использовались. Одна из ключевых задач архивиста - сохранить целостность и аутентичность документов, а также обеспечить их надежную сохранность для будущих поколений. Важным элементом управления архивами является систематизация документов. Систематизация включает в себя процессы классификации, каталогизации и индексации документов. Это обеспечивает удобный и эффективный поиск документов, что облегчает доступ к ним. Архивы, таким образом, выполняют критически важную роль в обществе. Они не только сохраняют наше культурное и историческое наследие, но и обеспечивают прозрачность и ответственность государственных и частных организаций, предоставляя доступ к информации, которая может служить для защиты прав и интересов граждан. Хранение и архивирование документов по личному составу является ключевым аспектом управления персоналом в организациях. Эти документы обычно включают трудовые договоры, резюме, отчеты о производительности, документы по образованию и обучению, документы об отпусках, болезни и т. д. Они служат основой для принятия решений по управлению персоналом, включая найм, продвижение, оплату труда и увольнение. Долгосрочное сохранение этих документов имеет важное значение. С одной стороны, это обеспечивает соблюдение законодательных требований. Например, в Российской Федерации, в соответствии с Налоговым кодексом и Трудовым кодексом, основные документы по учету рабочего времени и заработной платы следует хранить в течение 5 лет. Документы по личному составу, включающие приказы о приеме и увольнении, должны храниться 75 или 50 лет, чтобы каждый гражданин мог получить сведения о своей трудовой деятельности. Таким образом, правильное хранение и архивирование документов по личному составу играет важную роль в обеспечении соблюдения законодательства и эффективного управления персоналом.