Академия
Дополнительного
Профессионального
Образования
Гос. лицензия №1342 от 25.03.2015г.
 
+7 812 935-11-22
+7 812 532-12-12
пн-пт 9:30 - 17:30
E-mail: zav@kvalifik.ru
   ПОДПИСКА НА НОВОСТИ КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН   
Главная О Компании Лицензия Как записаться Документы Вопросы-ответы Контакты
  • Главная
  • //
  • Полезная информация
  • // Сроки хранения документов организации в 2019 году

    Сроки хранения документов организации в 2019 году

    1. Нормативно-правовая база

    Порядок и сроки хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых документов регулируются Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также следующими перечнями типовых архивных документов:

    • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. N 558;
    • Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 г. N 1182;
    • Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988 г.

    Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. N 03-33/пс.

    2. Сроки хранения документов

    Документ Срок хранения

    Бухгалтерские документы

    Документы по покупкам и реализации (договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки) 5 лет со дня окончания периода, за который они составлены
    Путевой лист
    Документы по банку (выписки, платежные поручения, чековая книжка) 5 лет после окончания года, за который они составлены
    Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)
    Инвентарная карточка ОС 5 лет после выбытия ОС
    Учетная политика 5 лет после года, в котором использовалась для составления отчетности
    Бухгалтерская справка
    Приказы по основной деятельности До закрытия компании
    Регистр бухгалтерского учета 5 лет
    Бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах, об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО До закрытия компании
    Аудиторское заключение До закрытия компании

    Налоговые документы

    Регистры налогового учета 5 лет после окончания периода, за который составлен документ
    Налоговая отчетность (налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)
    Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде
    Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте
    Счет-фактура 4 года
    Книги покупок и продаж с дополнительными листами 4 года с последней записи
    Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН До закрытия компании
    Акт сверки с ИФНС
    Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков

    Документы по страховым взносам

    Платежные поручения по уплате взносов 6 лет после окончания года, в котором они участвовали в расчете взносов, составлении отчетов
    Расчет 4-ФСС

    Квартальный - 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования

    Годовой – до закрытия компании

    Сведения СЗВ-М 6 лет
    Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР) До закрытия компании
    Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте) Хранить вместе с отчетом

    Кадровые документы

    Оригинал документа работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство) До востребования работником (но не более 50 лет, а если документ оформлен до 2003 г., то не более 75 лет)
    Личная карточка и копии документов работника*

    - 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже;

    - 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.

    Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему
    Приказы по кадрам
    Табель учета рабочего времени
    Документ о премировании 5 лет
    Кассовый документ по выплате зарплаты (расчетно-платежные ведомости по форме Т-49)

    5 лет после окончания года, в котором составлены.
    75 лет, если нет лицевых счетов

    Больничный лист и расчет по нему 5 лет
    График отпусков 1 год после использования
    Штатное расписание До закрытия компании
    Записи нотариальных действий, похозяйственные книги и касающихся приватизации жилищного фонда документы 75 лет
    Проектная документация по капитальному строительству 20 лет
    Технологическая и конструкторская документация 20 лет
    Патенты на изобретение, полезную модель, промышленный образец 20 лет
    Научная документация 15 лет

    * необходимо иметь письменное согласие работника на обработку персональных данных.

    Электронный документооборот. Сроки хранения электронных документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге – едины (информационное письмо № ПЗ-13/2015 Минфина России).

    Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для этого в организации создается специальная комиссия. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения производится с составлением соответствующего акта.

    3. Как считать сроки хранения документов

    В общем случае, срок хранения документа начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом составления документа. Есть исключения: например, при получении убытка, в том числе и от реализации имущества.Читать дальше...

      
    Время прочтения: