Академия
Дополнительного
Профессионального
Образования
Гос. лицензия №1342 от 25.03.2015г.
 
+7 812 935-11-22
+7 812 532-12-12
пн-пт 9:30 - 17:30
E-mail: zav@kvalifik.ru
   ПОДПИСКА НА НОВОСТИ КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН   
Главная О Компании Лицензия Как записаться Документы Вопросы-ответы Контакты
Главная // Полезная информация // Сроки хранения документов организации в 2018 году

Сроки хранения документов организации в 2018 году

1. Нормативно-правовая база

Порядок и сроки хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых документов регулируются Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также следующими перечнями типовых архивных документов:

  • Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. N 558;
  • Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 г. N 1182;
  • Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988 г.

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. N 03-33/пс.

2. Сроки хранения документов

Документ Срок хранения

Бухгалтерские документы

Документы по покупкам и реализации (договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки) 5 лет со дня окончания периода, за который они составлены
Путевой лист
Документы по банку (выписки, платежные поручения, чековая книжка) 5 лет после окончания года, за который они составлены
Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)
Инвентарная карточка ОС 5 лет после выбытия ОС
Учетная политика 5 лет после года, в котором использовалась для составления отчетности
Бухгалтерская справка
Приказы по основной деятельности До закрытия компании
Регистр бухгалтерского учета 5 лет
Бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о финансовых результатах, об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО До закрытия компании
Аудиторское заключение До закрытия компании

Налоговые документы

Регистры налогового учета 5 лет после окончания периода, за который составлен документ
Налоговая отчетность (налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте
Счет-фактура 4 года
Книги покупок и продаж с дополнительными листами 4 года с последней записи
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН До закрытия компании
Акт сверки с ИФНС
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков

Документы по страховым взносам

Платежные поручения по уплате взносов 6 лет после окончания года, в котором они участвовали в расчете взносов, составлении отчетов
Расчет 4-ФСС

Квартальный - 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования

Годовой – до закрытия компании

Сведения СЗВ-М 6 лет
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР) До закрытия компании
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте) Хранить вместе с отчетом

Кадровые документы

Оригинал документа работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство) До востребования работником (но не более 50 лет, а если документ оформлен до 2003 г., то не более 75 лет)
Личная карточка и копии документов работника*

- 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже;

- 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему
Приказы по кадрам
Табель учета рабочего времени
Документ о премировании 5 лет
Кассовый документ по выплате зарплаты (расчетно-платежные ведомости по форме Т-49)

5 лет после окончания года, в котором составлены.
75 лет, если нет лицевых счетов

Больничный лист и расчет по нему 5 лет
График отпусков 1 год после использования
Штатное расписание До закрытия компании
Записи нотариальных действий, похозяйственные книги и касающихся приватизации жилищного фонда документы 75 лет
Проектная документация по капитальному строительству 20 лет
Технологическая и конструкторская документация 20 лет
Патенты на изобретение, полезную модель, промышленный образец 20 лет
Научная документация 15 лет

* необходимо иметь письменное согласие работника на обработку персональных данных.

Электронный документооборот. Сроки хранения электронных документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге – едины (информационное письмо № ПЗ-13/2015 Минфина России).

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для этого в организации создается специальная комиссия. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения производится с составлением соответствующего акта.

3. Как считать сроки хранения документов

В общем случае, срок хранения документа начинают отсчитывать с 1 января года, следующего за годом составления документа. Есть исключения: например, при получении убытка, в том числе и от реализации имущества.Читать дальше...

  
Время прочтения: